ЕФС в 1С — отчетность, которую работодатели сдают в Социальный фонд. В него входят сведения о стаже, кадровых изменениях и страховых взносах. Обязанность по передаче сведений распространяется на все организации, включая тех, кто сотрудничает с совместителями и подрядчиками по договорам ГПХ. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8.3 есть готовые механизмы для автоматического заполнения отчета ЕФС-1 на основе кадровых документов и расчетов. Рассмотрим, как сформировать форму, проверить данные и избежать ошибок.
к содержанию ↑Как сформировать и заполнить ЕФС-1 в 1С
В отчете ЕФС-1 работодатель передает данные о своих работниках, которые используются для расчета пенсионного стажа и социального обеспечения. Ранее, до объединения ПФР и ФСС, работодатели заполняли несколько отдельных отчетов: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.
Обязанность предоставления отчета зависит от кадровых событий. В программах 1С предусмотрены регламентированные формы для заполнения разделов ЕФС-1.
к содержанию ↑Отчет ЕФС-1 в 1С:ЗУП
Формирование ЕФС-1 в системе 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется в составе регламентированной отчетности с помощью соответствующего сервиса. Открыть его мы можем «Отчетность, справки – 1С Отчетность».
Нажимаем «Создать» и открывается окно с выбором отчетов. Можно вручную выбрать нужный либо воспользоваться поиском. Например, вводим в поисковую строку «ЕФС–1» и у нас появятся все разделы этого отчета.
Некоторые разделы ЕФС-1 можно создать из других разделов учета или напрямую из документов. Подробнее эти способы разберём далее.
к содержанию ↑Отчет ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерия 8.3
В 1С:Бухгалтерии все отчеты ЕФС-1 расположены в подразделе «Регламентированные отчеты» раздела «Отчеты». Для удобства отчеты сгруппированы по своему назначению: в фонды и по физлицам. Чтобы отчеты было легко найти, их можно пометить звездочкой и перенести в избранное.
Посмотрим, как подготовить и сдать ЕФС-1 на примере 1С:Бухгалтерии 8.3.
к содержанию ↑ЕФС-1: Раздел 1
Раздел 1 связан с кадровыми мероприятиями. Подразделы 1 и 2 этого раздела являются самостоятельными отчетами и имеют различный порядок и сроки предоставления.
Подраздел 1.1
Раздел первый отчета оформляется, когда у нас имеются движения по кадрам. К ним относятся:
- Прием сотрудника на работу,
- Увольнение,
- Перевод работника с изменением должности, подразделения,
- Перевод, связанный с совместительством.
Для работников, которые трудятся по договорам ГПХ, этим отчетом фиксируется начало и окончания договора.
Данные нужно подать не позднее следующего рабочего дня после наступления этих событий.
Отчетом можно отразить и информацию о ведении трудовых книжек, которые нужно отправить до 25 числа следующего месяца.
Сотрудник Лебедева Оксана Петровна принимается на работу на должность администратора 15.01.2025. Не позднее 16.01.2025 бухгалтер должен отравить подраздел 1.1 в единый социальный фонд.
В отчете заполняем:
- Год – 2025,
- Дата — 16.01.2025,
- Тип сведений — исходная.
Работника можно внести в отчет по кнопке «Заполнить», указав мероприятие «Прием». Либо выбрать из справочника по кнопке «Подбор».
После того как отчет будет принят в фонде, нужно отметить это галочкой «Документ принят в СФР». Документ станет недоступен для редактирования. Программа «отметит», что по этому работнику уже отчитались, и он не будет больше автоматически выбираться при заполнении.
Форму «Сведения о трудовом стаже» можно сформировать как из раздела регламентированных отчетов, так и из раздела «Зарплата и Кадры – Кадры – Электронные трудовые книжки».
Эти варианты удобно использовать, если мы оформляем сразу несколько кадровых мероприятий.
Если мы принимаем одного сотрудника, можно формировать отчет напрямую из документа «Примем на работу». Для этого устанавливаем отметку «Отразить запись электронной трудовой книжки», нажимаем «Зарегистрировать».
Сведения подраздела 1.1. сформируются исключительно по Лебедевой Оксане Петровне.
Отметка о формировании записи электронной трудовой ставится в кадровом приказе для автозаполнения отчета. Независимо от того, откуда мы будем формировать отчет, эта галочка должна быть включена.
к содержанию ↑Подраздел 1.2 ЕФС-1
Второй подраздел 1 раздела формируется по окончании года. Здесь отражаются сотрудники, имеющие особый стаж либо события, влияющих на стаж. Отчет доступен как из раздела регламентированной отчетности, так и из раздела «Зарплата и кадры» («Страховые взносы — СФР. Пачки. Реестры. Описи»).
Автоматическое формирование раздела выполняется по кнопке «Заполнить». Здесь можно вывести всех сотрудников либо только со льготным стажем.
Особенности стажа должны быть отмечены, если:
- Есть льготы по досрочной или повышенной пенсии,
- Имелись освобождения от работы, отпуска без оплаты
- Были предоставлены отпуска по БиР, по уходу за детьми,
- Был заключен договор ГПХ и пр.
Данные предоставляются ежегодно до 25 января грядущего года с типом «Исходная».
Феоктистов Андрей Иванович находился в отпуске без сохранения заработной платы с 01.05.2024 по 31.05.2024 по семейным обстоятельствам. Это событие было отражено бухгалтером в документе «Отпуск без сохранения оплаты». При формировании подраздела 1.2. период отпуска отразится как особенный стаж сотрудника с кодом «АДМИНИСТР».
Соколов Игорь Валентинович сдавал кровь 16.08.2024. На следующий день ему был предоставлен выходной день как донору. Период с 16.08.2024 по 17.08.2024 будет отражен в отчете с кодом «СДКРОВ».
Дополнительно к годовым сведениям отчет должен быть отправлен в текущем году, если:
- Сотрудник выходит на пенсию — отчет подается с типом «Назначение пенсии»,
- Сотрудница уходит в декрет (отпуск по БиР, уходу за ребенком) — сведения передаются с типом «Назначение выплат по ОСС» в течение 3 дней после получения заявления от сотрудника.
Лебедевой Оксане Петровне предоставлен больничный по БиР с 21.02.2025 по 11.07.2025. Бухгалтер формирует подраздел 1.2 с типом «Назначение выплат по ОСС». Год формирования – 2025.
В этом случае сотрудник добавляется в отчет вручную, период отпуска по БиР отражается с кодом «ДЕКРЕТ».
к содержанию ↑ЕФС-1: Раздел 2
Раздел 2 ЕФС-1 отчета отражает сведения о страховых взносах на травматизм. Отчет сдается ежеквартально до 25 числа после окончания квартала. Эту форму сдают все организации с наемными сотрудниками, включая договора ГПХ (если в них предусмотрены эти взносы).
Заполнение отчета происходит автоматически. Здесь указываются взносы от несчастных случаев по месяцам и база их начисления. Начисление происходит на основании документов по заработной плате с учетом страхового тарифа организации. В отчете отражается среднесписочная численность работников и общее количество застрахованных.
Остальные подразделы отчёта заполняются вручную, если есть соответствующие данные.
к содержанию ↑Корректировка ЕФС-1 в 1С
В случае обнаружения ошибок с уже сданных отчетах, создается их корректировка.
Корректировка подраздела 1.1
Исправление кадровых мероприятий зависит от вида этого мероприятия.
Внести исправление можно непосредственно в кадровый документ либо с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности» («Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки»).
При приеме на работу была допущена ошибка в фамилии сотрудницы. Вместо Леденева Оксана Петровна указали Лебедева Оксана Петровна.
Для исправления такой ошибки сначала отменим предыдущую запись. Сделаем это документом «Регистрация трудовой деятельности» в день обнаружения ошибки – 24.01.2025.
Нажимаем «Отменить» и выбираем строку с мероприятием приема на работу от 15.01.2025. Дата отмены мероприятия будет проставлена автоматически и равна дате нашего документа – 24.01.2025.
Отмененная запись отразится при формировании подраздела 1.1 ЕФС-1.
Затем внесем исправление в карточку сотрудника, сформируем верные сведения отдельным отчетом.
Корректировка подраздела 1.2.
Исправление ошибок в страховом стаже сотрудников производится документом «Корректировка сведений о страховом стаже».
Бухгалтер обнаружила, что у сотрудника Соколова Игоря Валентиновича была неверно указана дата увольнения в документе увольнения. Исправления подраздела 1.1 были переданы ранее. Для исправления даты увольнения создадим подраздел 1.2 ЕФС-1 с типом «Корректирующая» и поставим верную дату увольнения – 01.12.2024.
Отчет заполняется только по работнику, по которому нашли ошибку.
Если по сотруднику забыли предоставить сведения – заполняем ЕФС-1 подраздел 1.2 с типом «Исходная». Если данные предоставили ошибочно — с типом «Отменяющая» только на этого сотрудника.
к содержанию ↑Корректировка раздела 2
Корректировка сведений о страховых взносах на травматизм производится после исправления их начисления. Затем отчет формируется заново с указанием признака корректировки (1,2 и т. д.).
Формирование отчета ЕФС-1 в основном автоматизировано. Подразделы отчета заполняются на основании кадровых приказов или документов начисления. Разделы формы ЕФС-1 и их корректировки сдаются как самостоятельные отчеты. Такое разделение делает отчетность более наглядной и позволяет сдавать ее поэтапно.
