Как сделать доверенность в 1С

Доверенность в 1С оформляется для подтверждения полномочий представителя компании выполнять какие-либо действия от ее имени. Именно она позволяет сотруднику получать товары, подавать отчёты в контролирующие органы или подписывать документы без непосредственного участия руководителя. Однако документ становится основанием для совершения сделок и представления интересов только при условии его правильного оформления. Разберём, как сделать доверенность в 1С.

Где в 1С находятся доверенности

Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяет работать с доверенностями различных типов. В зависимости от вида доверенности, она может создаваться как отдельный документ или являться элементом справочника.

Доверенность на получения ценностей – это документ. Список этих документов расположен в разделе «Покупки – Доверенности».

В 1С машиночитаемые доверенности на представление интересов организации расположены в одноименном справочнике, который можно открыть из карточки организации. Нажимаем «ЭДО – Машиночитаемые доверенности».

Это доверенность в электронном виде, которая подписана усиленной ЭЦП руководителя. Руководитель регистрирует доверенность в распределенном реестре и передает ее доверенному. А также регистрирует сертификат ЭЦП физического лица в учетной записи организации ЭДО.

После регистрации сотрудник может подписывать документы от имени компании своей электронной подписью и указывать при этом полученную доверенность.

Перейти к доверенностям для представления интересов в ФНС можно из справочника «Регистрация в налоговом органе».

Каждый вид расположен в своем справочнике.  

• Доверенности налогоплательщиков.

Это доверенность на представителя, которая есть в бумажном виде и внесенная в 1С. При наличии электронной подписи доверенное лицо может сдавать отчетность от имени организации. При этом вместе с файлом отчета в ФНС будет отправляться дополнительное сообщение, подтверждающее полномочия по доверенности (файл ИСОП).

• Машиночитаемые доверенности (ФНС, распределенный реестр).

Такую доверенность выдает руководитель компании. Ей автоматически присваивается уникальный идентификатор.

Руководитель подписывает доверенность своим сертификатом электронной подписи и отправляет на регистрацию в ФНС через распределенный реестр. Такая технология позволяет быстро обмениваться информацией и оперативно узнавать об изменении статуса доверенности. После того как налоговая зарегистрирует доверенность, ею можно пользоваться. Доверитель может загрузить свою доверенность из распределенного реестра или из предварительно выгруженного файла. Если представитель – пользователь этой же базы 1С, то доверенность будет доступна ему для отправки отчетности и прочих документов в налоговую.

• Машиночитаемые доверенности (ФНС).

Такая доверенность выдается руководителем для взаимодействия с ФНС. Она оформляется аналогично, но без использования распределенного реестра. После подписания электронной подписью руководителя она отправляется на регистрацию в ФНС через оператора ЭДО.

Как выписать доверенность в 1С 8.3

Доставка закупленных ТМЦ от поставщиков часто выполняется организациями самостоятельно. Чтобы водитель или другой сотрудник мог забрать товар от поставщика, он должен подтвердить свои полномочия. Для этого компания выписывает доверенность на получение товара.

Создать такую доверенность можно как самостоятельный документ либо на основании счета. Рассмотрим примеры создания доверенности. 

ООО «Созвездие» закупает строительные материалы у поставщика ООО «Мастерок». Доставлять стройматериалы на склад будет водитель, работающий в ООО «Созвездие». 

• 1 вариант.  

По кнопке «Создать» добавляет новый документ «Доверенность» и заполняем данные:

• Контрагент – ООО «Мастерок».
• Договор – выбираем договор, по которому производится закупка. Если расчеты с поставщиком ведутся по счетам, то заполняем счет.
• Подотчетное лицо – Рученков Андрей Иванович. Это сотрудник организации, поэтому все его данные уже внесены в программу. Доверенности на получение ТМЦ по форме М-2 или М-2а допускается выдавать только штатным сотрудникам.
• Срок действия – указываем дату, до которой будет действовать доверенность. Обычно он не превышает 15 дней, но в некоторых случаях может быть продлен до месяца.
• Товары – заполняем наименование доставляемого товара, единицу измерения и количество. Товар вносится из справочника «Номенклатура» по кнопке «Добавить» или «Подбор». Программа позволяет вписывать в строку товара и наименование, которого нет в справочнике.

На вкладке «Дополнительно» указывается документ, по которому была произведена оплата за товар. Это нужно, чтобы указать данные платежного поручения в печатной форме доверенности. Чтобы подставить документ оплаты. В нашем примере оплата была 28.02.2025, поэтому проставляем период с этой даты и нажимаем «Сформировать». Выделяем нужное списание с расчетного счета и нажимаем «Выбрать». Документ будет подставлен в доверенность, а также отражено платежное поручение.

Теперь доверенность можно распечатать и передать водителю. После получения груза и документов на товар, на основании этой доверенности можно создать документ поступления. 

• 2 вариант. 

Создать доверенность можно на основании счета от поставщика. Для этого кликаем на «Создать на основании» и выбираем документ «Доверенность».

В этом случае сведения о товаре будут перенесены в доверенность из счета. На второй вкладке в качестве документа оплаты будет указан счет. Останется только выбрать подотчетное лицо и указать срок действия доверенности.

Бланк доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3

Сформированная доверенность на получение ТМЦ должна быть распечатана и подписана руководителем. Она оформляется в одном экземпляре и выдается доверенному, образец подписи которого утверждается в доверенности.

Из программы 1С:Бухгалтерия можно сформировать две унифицированные печатные формы (кнопка «Печать»):

• М-2 — с отрывной частью,
• М-2а – без отрывной части.

Форма М-2 предназначена для однократной закупки товаров. Такая доверенность выдается единоразово на одно получение товара. У неё есть часть, которая отрывается и остаётся у доверителя в качестве подтверждения сделки.

Форма М-2а используется для многократного получения товара, когда сотрудник получает товар ежедневно или еженедельно. Например, если товар забирается частями в соответствии с установленным графиком, то можно выписать одну доверенность по форме М-2а.

Каждый выданный документ на право получения ТМЦ необходимо заносить в специальный журнал. Доверенность можно сохранить с факсимиле руководителя и печатью. Для этого проставляем галочку «Подпись и печать». Такую доверенность можно предварительно отправить поставщику на электронную почту.

Электронные доверенности версии 5.03

Электронная доверенность версии 5.03 – это обновленная доверенность, которая может быть оформлена на несколько доверенных. В новом формате предусмотрен порядок передоверия, т. е. указанное в доверенности лицо само вправе выдать доверенность другому лицу на действие, которое указано в первоначальной доверенности. Кроме того, появилась дополнительная графа для записи физлица из регистра населения.

Новый формат стал обязательным с 1 марта 2025. ФНС не принимает более ранние форматы (5.01 и 5.02). При этом, если доверенности старых форматов уже были представлены в налоговую, они имеют силу и продолжают действовать.

Обновился также и формат заявления об отзыве доверенности. Новая версия 5.03 позволяет отозвать любые доверенности (как формата 5.03, так и старых версий).