Деятельность организации всегда сопровождается оформлением документов. Первичная документация подтверждает операции и служит основой для бухгалтерского учёта. К первичке относятся договоры, акты, накладные, счета-фактуры и другие бумаги, оформление которых должно соответствовать Федеральному стандарту и закону «О бухгалтерском учёте». Поэтому для компании важно правильно оформлять такие документы и контролировать их наличие. Посмотрим, как реализована работа с первичными документами в программе 1С:Бухгалтерия 8.3.
к содержанию ↑Требования к первичным документам
К первичным относятся любые документы, которые подтверждают оформление сделки или выполнение операции. Некоторые из них должны быть выписаны в строго определенной форме, утвержденной законодательством. Другие могут быть оформлены в индивидуальном формате, который использует организация. При этом вся первичка должна:
- Заполняться во время операции или сразу после нее.
- Быть оформлена на бумаге или в электронном виде с ЭЦП.
- Содержать обязательные реквизиты: название, дату, данные организации, подписи и прочее.
Несоблюдение требований к оформлению или отсутствие обязательных реквизитов сделает документ недействительным, его нельзя будет принять для дальнейшего учета.
к содержанию ↑Формы документов в 1С
1С:Бухгалтерия содержит перечень унифицированных форм документов, которые применяются в хозяйственной деятельности. Часть из них обязательна и не подлежит изменению (например, кассовая документация, платежное поручение). Документы, к которым не предъявляется такое требование, компания может разработать самостоятельно. Все используемые формы должны быть прописаны в учетной политике.
Унифицированные документы
1С:Бухгалтерия поддерживает печатные формы документов, содержащихся в альбоме унифицированных форм. Они уже есть в системе изначально и не требуют дополнительного внесения. Печать можно выполнить непосредственно из документов программы после их записи.
В некоторых документах для печати доступно сразу несколько вариантов, которые можно выбрать из списка. Например, «Реализация услуг» позволяет распечатать акты, счета-фактуры, УПД и даже счет-основание.
Печатная форма заполняется на основании информации, введенной пользователем, а также из справочников и регистров. Реквизиты ответственных лиц могут быть настроены при переходе по ссылке из формы документа.
В некоторых шаблонах можно установить факсимиле должностных лиц и печать компании. Для руководителя и главбуха добавление скана подписи производится в карточке организации, а для остальных ответственных лиц – в карточке сотрудника.
к содержанию ↑Самостоятельно разработанные документы
Предприятия вправе применять собственно созданную первичку. При этом допустимо брать за основу унифицированный вариант и изменять его. Разработанная компанией документация может включать только обязательные реквизиты или дополнительно содержать нужную информацию.
Свои формы можно добавить в систему с помощью:
- Изменения макета печатных форм,
- Добавления новой печатной формы.
Программа позволяет пользователю изменять печатную форму, отредактировав ее макет. Применять этот способ нужно аккуратно, ведь изменение областей макета и параметров нарушит заполнение. Разработчик предупреждает, что изменять можно только части, не влияющие на работу.
Более безопасным способом будет добавление разработанной печатной формы. В качестве примера добавим внешнюю обработку, которая формирует акт на списание материалов.
Теперь эта форма будет доступна для печати в документе расхода материалов в дополнение к существующим.
Контроль первичных документов
Первичные документы на бумажном носителе должны быть представлены в оригинале, с подписями ответственных лиц и, при необходимости, заверены печатью. Документы, формируемые в электронном формате, подписываются ЭЦП. В любом случае, бухгалтер должен проверять правильность оформления и наличие исходной документации. В программе для этого используется отметка, которая ставится, когда первичка оформлена верно.
Например, для документа поступления будет стоять галочка «Получен», а для реализации – «Документ подписан». Такая отметка позволяет проводить сортировку и контролировать недостающую документацию.
Как мы видим, 1С:Бухгалтерия упрощает работу с первичкой. Документация создается при записи в системе и может быть распечатана или отправлена в электронном виде через ЭДО. Программа содержит перечень унифицированных документов и при необходимости позволяет добавлять собственные. А встроенный механизм контроля помогает бухгалтеру отслеживать, поступили ли оригиналы всех необходимых документов.
