Москва

Отдел продаж:

8 (800) 555-98-32

1С:Бухгалтерия

Работа с первичными документами в 1С:Бухгалтерии 8.3

Тимофеев Александр

Тимофеев Александр

Руководитель отдела внедрения компании “ИТС ПЛЮС”.

Деятельность организации всегда сопровождается оформлением документов. Первичная документация подтверждает операции и служит основой для бухгалтерского учёта. К первичке относятся договоры, акты, накладные, счета-фактуры и другие бумаги, оформление которых должно соответствовать Федеральному стандарту и закону «О бухгалтерском учёте». Поэтому для компании важно правильно оформлять такие документы и контролировать их наличие. Посмотрим, как реализована работа с первичными документами в программе 1С:Бухгалтерия 8.3.

к содержанию ↑

Требования к первичным документам

К первичным относятся любые документы, которые подтверждают оформление сделки или выполнение операции. Некоторые из них должны быть выписаны в строго определенной форме, утвержденной законодательством. Другие могут быть оформлены в индивидуальном формате, который использует организация. При этом вся первичка должна:

  • Заполняться во время операции или сразу после нее.
  • Быть оформлена на бумаге или в электронном виде с ЭЦП.
  • Содержать обязательные реквизиты: название, дату, данные организации, подписи и прочее.

Несоблюдение требований к оформлению или отсутствие обязательных реквизитов сделает документ недействительным, его нельзя будет принять для дальнейшего учета.

к содержанию ↑

Формы документов в 1С

1С:Бухгалтерия содержит перечень унифицированных форм документов, которые применяются в хозяйственной деятельности. Часть из них обязательна и не подлежит изменению (например, кассовая документация, платежное поручение).  Документы, к которым не предъявляется такое требование, компания может разработать самостоятельно. Все используемые формы должны быть прописаны в учетной политике.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Формы первички

к содержанию ↑

Унифицированные документы

1С:Бухгалтерия поддерживает печатные формы документов, содержащихся в альбоме унифицированных форм. Они уже есть в системе изначально и не требуют дополнительного внесения. Печать можно выполнить непосредственно из документов программы после их записи.

В некоторых документах для печати доступно сразу несколько вариантов, которые можно выбрать из списка. Например, «Реализация услуг» позволяет распечатать акты, счета-фактуры, УПД и даже счет-основание.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Унифицированные формы

Печатная форма заполняется на основании информации, введенной пользователем, а также из справочников и регистров. Реквизиты ответственных лиц могут быть настроены при переходе по ссылке из формы документа.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Печатные формы

В некоторых шаблонах можно установить факсимиле должностных лиц и печать компании. Для руководителя и главбуха добавление скана подписи производится в карточке организации, а для остальных ответственных лиц – в карточке сотрудника.

к содержанию ↑

Самостоятельно разработанные документы

Предприятия вправе применять собственно созданную первичку. При этом допустимо брать за основу унифицированный вариант и изменять его. Разработанная компанией документация может включать только обязательные реквизиты или дополнительно содержать нужную информацию.

Свои формы можно добавить в систему с помощью:

  • Изменения макета печатных форм,
  • Добавления новой печатной формы.

Программа позволяет пользователю изменять печатную форму, отредактировав ее макет. Применять этот способ нужно аккуратно, ведь изменение областей макета и параметров нарушит заполнение.  Разработчик предупреждает, что изменять можно только части, не влияющие на работу.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Изменение печатных форм

Более безопасным способом будет добавление разработанной печатной формы. В качестве примера добавим внешнюю обработку, которая формирует акт на списание материалов.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Акт

Теперь эта форма будет доступна для печати в документе расхода материалов в дополнение к существующим.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Печать формы

к содержанию ↑

Контроль первичных документов

Первичные документы на бумажном носителе должны быть представлены в оригинале, с подписями ответственных лиц и, при необходимости, заверены печатью. Документы, формируемые в электронном формате, подписываются ЭЦП. В любом случае, бухгалтер должен проверять правильность оформления и наличие исходной документации. В программе для этого используется отметка, которая ставится, когда первичка оформлена верно.

Например, для документа поступления будет стоять галочка «Получен», а для реализации – «Документ подписан». Такая отметка позволяет проводить сортировку и контролировать недостающую документацию.

Первичные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия - Контроль документов

Как мы видим, 1С:Бухгалтерия упрощает работу с первичкой. Документация создается при записи в системе и может быть распечатана или отправлена в электронном виде через ЭДО. Программа содержит перечень унифицированных документов и при необходимости позволяет добавлять собственные. А встроенный механизм контроля помогает бухгалтеру отслеживать, поступили ли оригиналы всех необходимых документов.

Читать ещё

Обратный звонок
Специалисты компании проведут бесплатную консультацию и произведут расчет стоимости подходящего для Вас решения.
--
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
:
--
00
05
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55

Я согласен на обработку персональных данных

Заполните форму

Спасибо за заявку
Консультант свяжется с Вами в ближайшее время.
Мы работаем с понедельника по пятницу с 9 до 18:00.