- Зачем нужны книги покупок и продаж
- Что фиксируется в книгах покупок и продаж
- Книга покупок
- Книга продаж
- Настройка параметров учёта НДС в 1С
- Как сформировать книгу покупок в 1С
- Добавление записей в книгу покупок в 1С 8.3
- Формирование книги покупок в 1С 8.3
- Дополнительный лист книги покупок в 1С
- Как сформировать книгу продаж в 1С
- Добавление записей в книгу продаж в 1С 8.3
- Формирование книги продаж в 1С 8.3
- Дополнительный лист книги продаж в 1С 8.3
- Как проверить книги покупок и продаж в 1С
- Что включает проверка
- Как запустить проверку
- Результаты проверки
Книги покупок и продаж – ключевые регистры для расчета НДС. Они фиксируют данные, которые становятся основой налоговой отчетности. Разберем, как в 1С правильно формировать книгу покупок и книгу продаж, чтобы минимизировать ошибки и избежать проблем с отчетностью.
Зачем нужны книги покупок и продаж
Книга покупок используется для учета операций, дающих право на вычет НДС, а книга продаж фиксирует данные об операциях, при которых возникает обязанность уплаты налога. Эти регистры позволяют вести учет налоговых обязательств и своевременно формировать отчетность в рамках законодательства.
Организации и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные как плательщики НДС, обязаны корректно заполнять эти формы. Они составляют основу для декларации по НДС, а их точность напрямую влияет на итоговые расчеты и отсутствие ошибок при подаче отчетности.
к содержанию ↑Что фиксируется в книгах покупок и продаж
Книга покупок
Здесь отражаются данные по операциям, связанным с вычетом НДС:
- Счета-фактуры от поставщиков;
- Документы на авансы, перечисленные поставщикам;
- Таможенные декларации (при импорте товаров);
- Счета-фактуры по работам, выполненным хозспособом;
- Корректировочные счета-фактуры при изменении стоимости сделок.
Книга продаж
Эта форма служит для учета начисленного налога. В нее включаются:
- С/ф на отгрузку продукции или услуг;
- Розничные сводные справки;
- Документы на корректировку стоимости сделок;
- Счета-фактуры на авансы, зачтенные при отгрузке;
- Счета-фактуры по НДС на СМР, выполненные хозяйственным способом.
Настройка параметров учёта НДС в 1С
Чтобы задать параметры учета НДС, нужно перейти в подраздел «Налоги и отчеты» раздела «Главное». Здесь можно отметить:
- Используется ли освобождение по НДС,
- Раздельный учет НДС,
- Момент начисления налога с учетом права собственности,
- Процент безопасного вычета,
- Регистрацию с/ф на аванс,
- Настройки при применении ставки 0%.
Упрощенцы, уплачивающие НДС, сначала отмечают применение налога на вкладке «Система налогообложения», а затем выбирают ставку на вкладке «НДС». При выборе ставок 5% или 7% возможность настройки вычета входящего НДС отсутствует, так как для них вычет не предусмотрен.
к содержанию ↑Как сформировать книгу покупок в 1С
Книга покупок в 1С представлена в виде отчета. Его можно открыть из подраздела «Отчеты».
Перейти к формированию можно также из помощника расчета НДС.
Чтобы книга покупок заполнилась данными, нужно сначала сделать соответствующие записи.
к содержанию ↑Добавление записей в книгу покупок в 1С 8.3
Создание книги продаж в системе осуществляется через «НДС Продажи». Записи могут вноситься:
- Автоматически при проведении первичных документов. Например, при регистрации универсального передаточного документа (УПД) или счета-фактуры, система автоматически создает запись в регистре.
- Через документ «Формирование записей книги продаж». Этот инструмент используется для учета операций, которые не были автоматически отражены в регистре, таких как восстановление НДС с авансов.
- Путем ручного добавления данных. Такой способ применяется, если данные необходимо внести задним числом или исправить ошибки в учете.
Рассмотрим на примерах, как появляются записи в этом регистре.
ООО «Дельта» применяет ОСНО и занимается оптовой торговлей стройматериалов. Были приобретены материалы у российского поставщика ООО «Стройка» и у иностранного партнера Budowa sp. z o.o.
Создадим покупку товара у ООО «Стройка». Будем покупать гипсоплиту и клей. Поставщик предоставил УПД с выделенной суммой НДС по ставке 20% в размере 35 тыс. руб.
Откроем полученный счет-фактуру. По умолчанию в нем установлена галочка «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Запись в книге покупок создается сразу при регистрации первички и отражается в регистре.
Если по каким-то причинам нам не нужно сразу отражать вычет (например, мы хотим перенести его на будущий период), то эта отметка снимается.
Отразим поступление от Budowa sp. z o.o. При импорте товаров уплачивается «ввозной» НДС, поэтому в документе поступления НДС не выделяем.
Для отражения «ввозного» НДС создадим таможенную декларацию. Внесем таможенную стоимость товаров на основании ГТД и укажем ставку НДС в 20%. Сумма НДС будет рассчитана исходя из таможенной стоимости по курсу ЦБ с учетом таможенной пошлины и составит 88 238,98 руб. Допустим, что компания «Дельта» решила отложить включение этой суммы сразу в книгу покупок, а окончательное решение принять по итогам квартала. Тогда отметку «Отразить вычет НДС в книге покупок» снимаем.
В этом случае запись в регистр накопления «НДС покупки» при регистрации первичного документа (ГТД) сделана не будет.
В некоторых случаях выполняется ручной ввод данных в книгу покупок (например, если с/ф получили с опозданием и не успели вовремя зарегистрировать).
Запись создается с использованием документа «Отражение НДС к вычету». При включенной галочке «Использовать как запись книги покупок», будет сделана запись в регистре.
Формирование книги покупок в 1С 8.3
Для учета сумм НДС, не попавших в книгу покупок автоматически через первичные документы, применяется «Формирование записей книги покупок».
Документ можно заполнить полностью, используя функцию «Заполнить документ», либо внести данные отдельно для каждой вкладки. Будет создана запись в книге покупок на сумму «ввозного» НДС — 88 238,98 руб.
Если по каким-то причинам ООО «Дельта» решит перенести этот вычет на будущее, то строку нужно удалить из документа. В нашем случае решено вычет применить.
Книга покупок будет содержать две строки с суммами налога к вычету:
- 35 тыс. руб., которая зарегистрирована первичным с/ф от поставщика ООО «Стройка».
- 88 238,98 руб. по импортной ГТД – регистрация документом «Формирование записей книги покупок».
Дополнительный лист книги покупок в 1С
ООО «Дельта» получила исправленный с/ф от Поставщика экспертизы от 12.01.2025 по документу поступления услуг экспертизы от 20.12.2024, по которому сумма первоначального документа увеличена на 10 тыс. руб., в том числе НДС 1 666,67 руб.
Доп. лист создается с помощью «Формирования записей книги покупок». В строке «Запись доп. листа» проставляем галочку, указываем корректируемый период (20 декабря 2024), документ «Корректировка поступления».
Для формирования книги покупок необходимо включить настройку «Формировать дополнительные листы». Это позволит отразить запись в корректируемом периоде.
В текущем периоде она отразится в доп. листе.
Как сформировать книгу продаж в 1С
По аналогии с книгой покупок, книга продаж может быть сформирована из раздела отчетов либо из помощника расчета НДС.
Добавление записей в книгу продаж в 1С 8.3
Формирование книги продаж в системе осуществляется с использованием регистра накопления «НДС Продажи». Записи в регистре создаются одним из следующих способов:
- Автоматически при регистрации первичного документа. Например, при оформлении УПД или счета-фактуры на реализацию.
- С помощью документа «Формирование записей книги продаж». Этот документ используется для добавления данных, которые не были отражены автоматически.
- Ручным вводом. Применяется в случаях, когда требуется внести записи задним числом или исправить ошибки.
Посмотрим примеры внесения записей. ООО «Дельта» реализует клей покупателю, ООО «Домашний мастер», на сумму 240 тыс. руб., в т.ч НДС в — 40 тыс. руб. При проведении УПД на реализацию будет создана запись в регистре «НДС продажи».
Иногда записи в книгу продаж приходится вносить в ручном режиме. Для этих целей применяется документ «Отражение начисления НДС».
Формирование книги продаж в 1С 8.3
ООО «Дельта» 09 января оплатила аванс поставщику ООО «Стройка» в сумме 100 тыс. руб., в том числе НДС – 16 666,67 руб. От поставщика был получен и зарегистрирован авансовый с/ф. После получения товара от ООО «Стройка» «авансовый» НДС будет восстановлен документом «Формирование записей книги продаж».
Дополнительный лист книги продаж в 1С 8.3
21.12.2024 ООО «Дельта» отгрузила строительные материалы покупателю на сумму 72 тыс. руб., в т. ч. НДС – 12 тыс. руб.15.01.2025 бухгалтер нашел ошибку в документе и создал корректировку на сумму 96 тыс. руб., в т. ч. НДС – 16 тыс. руб. Корректировка внесет в регистр «НДС продажи» две записи:
- По исправленному счету-фактуре,
- Аннулирование неверной записи (со знаком минус).
Корректировка будет отражена в дополнительном листе книги продаж.
Как проверить книги покупок и продаж в 1С
Экспресс-проверка в 1С:Бухгалтерии помогает выявить недочеты и расхождения в данных книг покупок и продаж. Этот инструмент проверяет корректность учета и соответствие данных фактическим операциям.
Что включает проверка
- Полнота учета счетов-фактур, отраженных в книгах.
- Правильность заполнения обязательных реквизитов документов.
- Своевременность регистрации первичных документов.
- Соответствие записей в книгах фактическим операциям учета.
Как запустить проверку
- Перейдите в раздел «Отчеты».
- Выберите пункт «Экспресс-проверка ведения учета».
- Укажите параметры проверки:
- Период учета.
- Разделы, которые необходимо проверить.
- Нажмите кнопку «Выполнить проверку».
Результаты проверки
После завершения анализа система формирует отчет, где указаны обнаруженные ошибки и рекомендации по их устранению. Например:
- Отсутствие с/ф по операциям.
- Несоответствия в данных.
Использование экспресс-проверки помогает автоматизировать процесс контроля учета НДС и снижает риск возникновения ошибок в налоговой отчетности.
Более подробно о том, как использовать этот отчет, в статье «Экспресс-проверка ведения учета в 1С:Бухгалтерии».
Мы посмотрели, как формируются итоговые записи по НДС, которые создают сумму налога к уплате. Правильность расчета зависит ввода первичных документов и выделения в них налога. Бухгалтеру важно следить за наличием первички, вовремя сверяться с контрагентами, чтобы не упустить срок получения необходимых для вычета счетов-фактур. Книга продаж должна включать абсолютно все операции, которые приводят к начислению налога. Для книги покупок законодательство допускает некоторые поблажки. Бухгалтер может не принимать к вычету весь НДС от поставщиков, а воспользоваться переносом на будущее. Это позволит регулировать итоговую сумму НДС.