Комплексная проверка корректности учета в программе 1С Бухгалтерия 8 представляет собой один из наиболее доступных и результативных инструментов контроля. Правильная организация бухгалтерского учета требует не столько безошибочной работы пользователей, сколько регулярного мониторинга введенных данных. Именно эту задачу решает автоматическая проверка с помощью специального отчета «Экспресс-проверка ведения учета».
к содержанию ↑Как использовать проверку
Выполнять проверку с помощью отчета можно за любой период. Перед ее запуском рекомендуется провести закрытие месяца. Если месяц будет не закрыт, то программа укажет на ошибки в некоторых разделах. Обязательно выполнять такую проверку перед закрытием периода и составлением регламентированной отчетности. Контроль можно осуществлять и в любое время в течение отчетного периода: после совершения большого объема операций, исправления данных или перепроведения документов. Полезно использовать отчет и с определенной периодичностью. Например, проверять операции за каждую неделю. Ведь чем раньше будут обнаружены ошибки, тем проще их исправить. А своевременное выявление неточностей позволяет минимизировать негативные последствия.
к содержанию ↑Настройка экспресс-проверки
Экспресс-проверка располагается в меню «Отчеты» и может настраиваться по разделам, которые нам нужно проверить. Разделы имеют подразделы, где отмечаются галочками пункты, по которым нужен контроль. После выбора пунктов указываем период. Если в программе ведется учет по нескольким организациям – выбираем организацию. Можно установить все галочки, тогда будет выполнена полная проверка.
Чтобы отменить выбор всех разделов, нажимаем соответствующую иконку.
к содержанию ↑Разделы экспресс-проверки
Иногда требуется произвести проверку определенных операций. Например, бухгалтер по учету НДС может запросить проверку только своего блока. Поэтапный анализ может понадобиться также в случае, если найдено много ошибок и требуется их последовательно проанализировать по категориям. Для удобства отчет разделен по виду проверяемых значений и состоит из разделов.
- Положение учетной политики
Первое, что мы проверяем — это положение учетной политики. Например, если мы запустим проверку за период, в котором не была установлена учетная политика, то получим ошибку. При выборе интересующего нас пункта в поле «Предмет контроля» будет указано, что проверяет программа. Например, если выбрать проверку соответствия способа оценки товаров в рознице, будут проанализированы остатки по счетам, которые применяются при оценке по продажной стоимости. В случае ошибочного выбора другого способа в учетной политике система обнаружит ошибку и уведомит об этом.
- Анализ состояния бухгалтерского учета
В этом разделе контролируются записи по счетам бухгалтерского учета. Программа проверит корректность ввода начальных остатков, проанализирует счета и субсчета в проводках. Если в каких-нибудь документах ошибочно выбран неверный счет, сообщит об этом. На этапе анализа будет проверено, закрыт ли месяц и наличие сальдо по счетам, которые должны закрыться. Например, если система увидит, что не выполнены регламентные операции закрытия месяца, будет выведена рекомендация. Воспользоваться этой обработкой можно, перейдя по ссылке. При нажатии на кнопку «Актуализировать» также происходит закрытие периода.
- Операции по кассе
С помощью этой проверки будет произведен анализ кассовых документов. Программа проверит соблюдение кассовой дисциплины: лимит денежных средств в кассе, последовательность нумерации ордеров, отсутствие отрицательного остатка по кассе. В этом блоке проверяются порядок расчетов с подотчетниками и соблюдение лимита наличных расчетов между юридическими лицами.
- Операции по НДС
К этому разделу относится проверка ведения книг покупок и продаж. Программа проконтролирует, чтобы по всем операциям с НДС были выписаны счета-фактуры и последовательность их нумерации. Проанализирует, выполнены ли регламентные операции по НДС. Сверит соответствие остатков НДС по счетам и специальным регистрам. При обнаруженных ошибках будет выведено предупреждение и дальнейшие рекомендации.
- Единый налоговый счет
Программа проверяет правильность заполнения уведомлений в ФНС: суммы уведомлений и соответствие периодов сдачи. Если уведомления не сформированы или не отправлены, будет выдано предупреждение.
После анализа всех ошибок и их устранения нужно выполнить закрытие месяца и повторно сформировать результаты проверки по всем разделам. При успешном устранении ошибок будет выведено сообщение «Ошибок не обнаружено» во всех разделах. Конечно, некоторые предупреждения можно проигнорировать. Но в этом случае нужно быть уверенным, что такая ситуация не считается ошибкой и не повлияет на дальнейший учет и формирование отчетности.
Безошибочно выполнять все операции в программе очень сложно. Человеческий фактор всегда будет влиять на ведение учета. Можно пропустить поле или не заполнить аналитику — и вот уже возникает искажение, которое сложно обнаружить простым просмотром операций. Если же ошибки останутся незамеченными после подачи отчетности в контролирующие инстанции, последствия могут оказаться весьма серьезными. Поэтому регулярное использование экспресс-проверки помогает предотвратить подобные проблемные ситуации.
