Электронные перевозочные документы в 1С

Электронные перевозочные документы в 1С — это транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и другие документы перевозки, переведенные в цифровой формат. Для автоматизации работы с ними используется встроенный сервис 1С-ЭПД. Он позволяет обмениваться данными со всеми участниками логистической цепочки через оператора ЭДО, передавать сведения в государственную информационную систему ГИС ЭПД. Разберем, как подключить сервис и настроить обмен ЭПД в 1С.

Обязательный переход на ЭПД в 2026 году

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ обязал участников коммерческих грузоперевозок перейти на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные, заявки на перевозку, экспедиторская и иная документация должны оформляться в электронном виде и передаваться через ГИС ЭПД.

Ответственность за несоблюдение законодательства несут все стороны: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и получатель. Без подключения к электронному обмену участники перевозки не смогут корректно оформлять обязательные документы в новом порядке. Это грозит задержками в логистике, претензиями со стороны контрагентов и рисками при проверках.

По сути, ЭПД — это цифровая замена привычной бумажной товарно-транспортной накладной. Документ формируется, подписывается квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и хранится онлайн через оператора электронного документооборота, а не распечатывается и не возится вместе с грузом. Такой формат снижает число ошибок при оформлении, ускоряет логистические процессы и упрощает контроль со стороны государства.

Виды электронных перевозочных документов

К электронным перевозочным документам относится несколько видов бланков — каждый закрывает свою часть логистического процесса, от согласования условий перевозки до контроля работы водителя и транспорта.

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Подтверждает договор на перевозку груза и фиксирует расходы на организацию логистики.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ). Служит для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства; на его основании списываются затраты на эксплуатацию техники.
• Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ). Фиксирует договорённости грузоотправителя и перевозчика об условиях предстоящей перевозки.
• Электронный заказ-наряд (ЭЗН). Аналог договора на выполнение работ или оказание транспортных услуг.
• Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ). Оформляется, если при погрузке или выгрузке партии контейнер приходится снимать с транспортного средства.
• Электронный договор фрахтования. Соглашение по статье 787 ГК РФ, по которому фрахтовщик предоставляет транспорт для перевозки груза или пассажиров, а фрахтователь оплачивает фрахт.

В 1С автоматизированы четыре из перечисленных документов — электронная транспортная накладная, путевой лист, договор фрахтования и сопроводительная ведомость. Именно с ними чаще всего работают пользователи учётных систем, поэтому дальше в статье подробно разберём настройку и работу именно с этими видами ЭПД.

Кто участвует в обмене ЭПД

В цепочке обмена электронными перевозочными документами задействовано сразу несколько сторон, и у каждой — своя роль.

• Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Формируют и подписывают документы в своей учётной системе или в сервисе оператора, используя электронную подпись.
• Оператор информационной системы ЭПД. Проверяет корректность файлов обмена и передаёт данные дальше — в государственную систему.
• ГИС ЭПД. Принимает и верифицирует сведения, а затем направляет их в контролирующие органы — Минтранс, Минцифры, ФНС, Ространснадзор и другие ведомства.

Взаимодействие сторон выстроено последовательно. Грузоотправитель оформляет транспортную накладную и направляет её перевозчику и грузополучателю. Перевозчик подтверждает или отклоняет приём груза, о чём уведомляет остальных участников. Грузополучатель, в свою очередь, фиксирует приёмку или отказ от неё. Если груз выгружен не полностью, в документ можно внести сведения о переадресовке, замене водителя или транспортного средства, а изменение стоимости перевозки перевозчик согласовывает с грузоотправителем отдельно.

В учётной системе ход этого взаимодействия виден в самой электронной транспортной накладной: по мере обмена сведениями между сторонами этапы навигации в документе последовательно закрываются, и данные становятся доступны для просмотра всем участникам перевозки.

Внедрение ЭПД в 1С

1С-ЭПД — сервис для работы с цифровыми накладными прямо в учетной системе, без переключения в сторонние программы. Он выступает мостом между конфигурацией 1С, контрагентами и ГИС ЭПД.

Сервис охватывает все утвержденные форматы документов для автотранспорта и решает ключевые задачи:

• Формирование — создание документов с автозаполнением из справочников 1С.
• Обмен — передача данных контрагентам и в госсистему через операторов ЭДО.
• Подписание — заверение УКЭП непосредственно в программе.
• Контроль — отслеживание статусов, корректировка и архивное хранение.

Сервис встроен в большинство популярных конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление торговлей. Для ИП и ООО функционал доступен в 1С:УНФ, для транспортной и логистической деятельности — в 1С:УАТ и 1С:ТЛЭ КОРП.

Как подключить 1С-ЭПД

Процесс подключения состоит из двух этапов: настройка электронного документооборота в 1С и настройка обмена с ГИС ЭПД через оператора.

Подключение к ЭДО

• Оформить квалифицированные электронные подписи (УКЭП) на руководителя и ответственных сотрудников. Если документы подписывают штатные работники, на них дополнительно выпускается МЧД.
• Перейти в раздел «Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами» и установить флажок «Сервисы ЭДО».

• Открыть карточку организации и запустить Помощник через команду «ЭДО — Подключить организацию».

• Выбрать из списка действующий сертификат электронной подписи.
• Ввести пароль от подписи, нажать «Выбрать» и отправить заявление на подключение.

• Если компания уже использовала ЭДО, активировать опцию «Выбрать существующий» для сохранения прежнего идентификатора. При первичном оформлении выбрать «Получить новый».
• Зарегистрировать компанию на платформе «ГосЛог» через Госуслуги, если организация оказывает экспедиторские услуги.

После того как организация подключена к ЭДО, важно договориться об обмене с самими контрагентами: отправить им приглашение к электронному документообороту и дождаться, пока они его примут. Без этого шага документы просто не дойдут до адресата, даже если техническая часть настроена верно.

Настройка ГИС ЭПД в 1С:БП 3.0

Перед настройкой ГИС ЭПД проверьте, что используется актуальная версия конфигурации 1С:Бухгалтерия. При необходимости обновите программу. Также проверьте данные организации и контрагентов: ИНН, адреса, склады, сведения о транспорте и водителях.

Для подключения обмена выполните следующие действия:

• Перейдите в раздел «Администрирование».
• Откройте пункт «Обмен электронными документами».
• Перейдите в «Настройки ЭДО».

• На вкладке «Настройки отправки» выберите строку с нужным контрагентом.
• Откройте карточку настройки двойным щелчком.
• В открывшемся окне отметьте галочками все доступные виды перевозочных документов.
• Сохраните изменения.

После настройки отправьте тестовый документ контрагенту, чтобы проверить передачу данных и обновление статусов в журнале.

Как работать в 1С-ЭПД

После настройки сервис становится полноценным рабочим местом для всего цикла перевозочного документооборота. Рассмотрим, как устроена работа с ЭПД в 1С.

Где в 1С электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы находятся в разделе «Продажи». Здесь доступен общий журнал со статусами: «Черновик», «Отправлен», «Подписан», «Завершен». В журнале можно создавать документы на основании существующих, отслеживать историю подписания и отправлять сведения в ГИС ЭПД.

Электронная транспортная накладная в 1С

Работа с ЭТрН в 1С ведется в журнале «Электронные перевозочные документы» (раздел «Продажи — Доставка — Электронные перевозочные документы»).

Сформировать документ с автозаполнением реквизитов из справочников можно двумя способами:

• Из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» по кнопке «ЭДО — Создать электронную транспортную накладную».

• Напрямую в журнале ЭПД по кнопке «Создать».

Дальнейший обмен состоит из пошагового подписания титулов всеми сторонами.

• Грузоотправитель — оформляет начальные сведения о рейсе, а при завершении перевозки утверждает или отклоняет изменение стоимости услуг.
• Перевозчик — подтверждает прием и выдачу груза, формирует QR-код для ГИБДД, фиксирует замену водителя, машины или переадресовку.
• Грузополучатель — отмечает факт и результат приемки товара на складе.

Данные каждого этапа отправляются в ГИС ЭПД по кнопке «Отправить».

Текущее состояние отслеживается в строке «Состояние ЭДО», а новые документы загружаются автоматически после обмена с участниками документооборота.

Электронный путевой лист в 1С

ЭПЛ в 1С создается на любое служебное транспортное средство. Документооборот состоит из последовательного заполнения титулов, навигация по которым отображается прямо в форме.

• Оформление — собственник заполняет данные о рейсе, транспорте, водителе и указывает исполнителей следующих этапов.
• Медосмотр — медработники фиксируют результаты предрейсового осмотра.
• Контроль транспорта — ответственный сотрудник проставляет отметку о разрешении выпуска машины на линию.
• Показания (выезд) — фиксируются данные одометра при выезде, после чего из программы можно запросить QR-код для водителя.
• Показания (заезд) — вносятся финальные данные прибора при возвращении.
• Медосмотр (после рейса) — вносятся результаты послерейсового осмотра.

Электронный договор фрахтования в 1С

Документ оформляется при заключении договора фрахтования, в обмене участвуют фрахтователь и фрахтовщик. Навигация по этапам (Оформление, Подтверждение, Подача, Возврат) выведена в верхнюю панель формы.

Фрахтователь вносит условия перевозки и фиксирует прибытие машины, а фрахтовщик указывает параметры ТС с водителем и подтверждает возврат транспорта. Данные заверяются КЭП и автоматически уходят в ГИС ЭПД.

Электронная сопроводительная ведомость в 1С

Документ оформляется при транспортировке контейнеров и поддерживает три операции: передачу пустого контейнера, перевозку груженого контейнера или возврат пустого контейнера. Навигация по этапам также выведена в верхнюю панель.

При работе с пустым или возвращаемым контейнером цепочка шагов минимальна: перевозчик вносит начальные данные, а вторая сторона фиксирует состояние тары, дату и время ее приемки.

Для груженого контейнера процесс расширяется: грузоотправитель добавляет указания к перевозке, перевозчик фиксирует прием заполненного контейнера, а грузополучатель отмечает его финальное прибытие. Сведения заверяются КЭП и уходят в ГИС ЭПД.

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Основная часть работы с путевыми листами и накладными происходит прямо на дороге. Чтобы медики, механики и водители могли подписывать свои этапы оперативно, они используют мобильное приложение 1С-ЭПД на смартфонах. Подключить сотрудников можно прямо из общего журнала документов в 1С: для этого нажмите «Еще — Режим использования мобильного приложения».

Дальше все работает через push-уведомления. Механик получает задачу, проверяет машину и разрешает выпуск на линию. Водитель видит свой рейс в приложении, а при проверке инспектором ГИБДД просто показывает QR-код на экране смартфона: данные подтянутся из госсистемы автоматически.

Что проверить перед первым обменом ЭПД в 1С

Перед первым обменом ЭПД проверьте готовность системы:

• 1С обновлена до релиза с поддержкой электронных перевозочных документов.
• На рабочих местах установлены криптопровайдеры.
• Сертификаты УКЭП выпущены на всех сотрудников, которые будут подписывать документы.
• На сотрудников, подписывающих документы не от своего имени, оформлены машиночитаемые доверенности (МЧД).
• Организация подключена к сервису 1С-ЭДО и получен идентификатор участника обмена.
• Контрагенты приняли приглашения к документообороту.
• В настройках отправки включены нужные виды ЭПД для каждого контрагента.
• Права пользователей на создание, подписание и отправку документов настроены в программе.

После этого сервис 1С-ЭПД готов к работе. Вы сможете создавать документы прямо в учетной системе, подписывать их электронной подписью прямо в 1С, отправлять партнерам, хранить в удобном электронном архиве.