1С:Кабинет сотрудника помогает перевести заявления, расчётные листки и кадровые документы из переписок в управляемый электронный процесс. Сотрудники работают с документами в личном кабинете, а кадровик и бухгалтерия обрабатывают запросы в программе 1С. Разберём, как работает сервис, какие документы можно передавать через него, как устроено подписание электронной подписью, что проверить перед подключением.
Что такое 1С:Кабинет сотрудника
1С:Кабинет сотрудника — сервис для обмена кадровыми заявлениями, запросами, документами и расчётной информацией между компанией и сотрудниками. Через личный кабинет сотрудник отправляет заявление, получает расчётный листок, знакомится с документом или подписывает его.
Решение работает в связке с программами 1С. Обработка, подписание и отправка документов выполняются в интерфейсе 1С, а сотрудник видит документы и запросы в личном кабинете.
Доступ к личному кабинету возможен через мобильное приложение или веб-браузер. Работник может отправить заявление, открыть расчётный листок или подписать документ без отдельного письма кадровику. Сервис работает онлайн и не требует установки на серверы компании — мобильное приложение скачивается из магазина приложений, на ПК достаточно открыть браузер.
Сервис входит в состав подписки 1С:ИТС. Компании, которые уже используют информационно-технологическое сопровождение 1С, могут подключить кабинет сотрудника в рамках действующего договора.
к содержанию ↑Какие задачи закрывает 1С:Кабинет сотрудника
В 1С:Кабинете сотрудника сотрудник отправляет заявления и запросы, получает расчётные листки, знакомится с кадровыми документами и подписывает их электронной подписью. После проверки данные из электронного заявления автоматически загружаются в программу 1С.
Сервис поддерживает кадровый электронный документооборот (КЭДО) — юридически значимый обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге. Компания может отказаться от бумажных приказов, заявлений и уведомлений там, где это предусмотрено трудовым законодательством.
Основные сценарии работы устроены так.
- Заявление на отпуск. В личном кабинете сотрудник создаёт заявление. При настроенном согласовании запрос уходит руководителю. Проверенные данные загружаются в программу 1С.
- Расчётный листок. Бухгалтерия формирует документ в программе 1С и передаёт его сотруднику через сервис. Электронная выдача расчётных листков соответствует требованиям статьи 136 ТК РФ. Полученный листок сотрудник подписывает электронной подписью. В программе 1С доступны сведения о том, кто подписал документ и когда.
- Кадровый документ. Кадровик отправляет сотруднику приказ, уведомление, согласие или другой документ из программы 1С. Передать можно типовой документ из печатной формы, собственный шаблон, загруженный в программу, или произвольный файл — его можно приложить или подготовить во встроенном редакторе. В личном кабинете работник открывает документ, знакомится с ним и подписывает при необходимости.
- Изменение персональных данных. Новые сведения сотрудник отправляет через личный кабинет. После проверки данные из заявления загружаются в программу 1С.
- Справка или другой запрос. Обращение оформляется в личном кабинете. Кадровая служба или другой ответственный сотрудник обрабатывает запрос в программе 1С.
Документы в сервисе можно подписывать электронной подписью. Со стороны работодателя используется УКЭП, со стороны сотрудника — УНЭП. УКЭП работодатель получает через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП в аккредитованном удостоверяющем центре либо в ФНС. УНЭП сотрудник оформляет бесплатно прямо в личном кабинете — там же она хранится.
Для компаний, которые используют 1С:Документооборот версии 3.0.11 и выше, доступна интеграция с 1С:Кабинет сотрудника по процедуре ознакомления.
к содержанию ↑Подключение и использование 1С:Кабинет сотрудника
Оценить функции приложения поможет бесплатный демодоступ, который предоставляется на 45 дней. Число создаваемых личных кабинетов не ограничивается.
Подключить 1С:Кабинет сотрудника можно непосредственно из программы 1С. Сервис поддерживается в 1С:ЗУП, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, 1С:ERP, 1С:Комплексной автоматизации, 1С:Бухгалтерии предприятия, а также в решениях 1С-КАМИН для расчёта зарплаты, в том числе для бюджетных учреждений. Порядок подключения рассмотрен на примере 1С:ЗУП.
Настройка и техподдержка 1С:Кабинет сотрудника
Настройка осуществляется при первом входе в сервис онлайн. Пользователю необходимо указать название кабинета, компании, ответственное лицо.
Затем составляется список сотрудников, которые в дальнейшем смогут пользоваться личным кабинетом. Для этого нужно перейти по ссылке «Настроить» и в открывшемся окне проставить галочки напротив фамилий работников.
Завершается настройка авторизацией в сервисе.
Перейдя по ссылке, пользователь попадает в личный кабинет.
Администратор может отправить приглашения новым пользователям.
Если вам нужна помощь с подключением, настройкой или использованием сервиса 1С:Кабинете сотрудника, компания «ИТС ПЛЮС» окажет необходимую техническую поддержку и проконсультирует по всем вопросам.
к содержанию ↑Что проверить перед запуском 1С:Кабинет сотрудника
Перед запуском проверьте технические доступы, данные сотрудников и порядок обработки документов. Права пользователей, контактные данные и правила согласования влияют на подключение сервиса, отправку приглашений, обработку заявлений и подписание кадровых документов.
Перед запуском проверьте основные настройки и данные.
- Программа 1С находится на официальной поддержке, подключён доступ в интернет, у администратора есть полные права.
- Ответственные назначены: настройка сервиса, обработка запросов, поддержка сотрудников.
- Список сотрудников подготовлен: контактные данные заполнены, личные кабинеты созданы, способ приглашения выбран.
- Согласующие по заявлениям определены, маршруты согласования настроены, порядок обработки понятен.
- Документы распределены: часть передаётся на подпись, часть остаётся на бумаге, часть доступна в электронном формате.
При запуске кадрового электронного документооборота отдельно проверяют подписи. Работодатель подписывает документы УКЭП, сотрудник использует УНЭП, полученную в личном кабинете. Настройки подписей, доступа и хранения влияют на юридическую значимость электронных кадровых документов.
Электронный документооборот лучше запускать по сценариям: заявления, расчётные листки, типовые документы, затем более сложные кадровые процессы. Поэтапный запуск позволяет проверить настройки на частых операциях до переноса более сложных документов.
