Внедрение 1С на предприятии: от первых шагов до запуска

Внедрение 1С — не просто установка программы, а комплексный проект, который способен изменить работу компании от и до. От первого шага до запуска система проходит путь, где каждое решение влияет на результат. Выбор технологии внедрения определяет, будет ли проект быстрым, предсказуемым или сложным и многоэтапным. Ошибки на старте могут стоить месяцев доработок, внушительных затрат. Но есть проверенная последовательность действий, которая помогает избежать лишних рисков, довести проект до успешного завершения. Разберем ключевые этапы и узнаем, от чего зависит цена внедрения 1С.

к содержанию ↑

Технологии внедрения системы 1С:Предприятие

Разработчик «1С» предлагает три основные технологии внедрения программных продуктов 1С:Предприятие:

• Технология стандартного внедрения (ТСВ),
• Технология быстрого результата (ТБР),
• Технология корпоративного внедрения (ТКВ).

Выбор подходящей методики позволяет достичь целей проекта с минимальными рисками, оптимальными затратами ресурсов.

При подборе технологии учитываются:

• Масштаб компании или проекта.
• Необходимость доработок системы 1С.
• Интеграции со сторонними решениями.
• Численность сотрудников, их вовлеченность.
• Требования к объему, детализации проектной документации.

Параметр	ТСВ — Стандартное внедрение	ТБР — Быстрый результат	ТКВ — Корпоративное внедрение
Кол-во пользователей	До 10	10–50	От 50 и выше
Сложность процессов	Простые	Средние	Сложные, многоуровневые
Доработки системы	Минимальные	Ограниченные	Полная адаптация под бизнес
Сроки внедрения	Короткие	Средние	Длительные
Объем документации	Минимальный	Средний	Подробный, формализованный
Примеры продуктов	Бухгалтерия, ЗУП, Розница	Бухгалтерия, УТ, ЗУП	ERP, Комплексная автоматизация

После комплексного анализа критериев проекта руководитель проектной команды принимает решение о выборе формата внедрения 1С.

к содержанию ↑

Технология стандартного внедрения 1С (ТСВ)

Подходит для небольших компаний с простой организационной структурой, минимальными доработками, несложными бизнес-процессами. Оптимальный вариант для коллектива — до десяти активных пользователей.

Задача методики — подобрать готовое внедрение программы 1С, максимально соответствующее существующим процессам компании, без модификации функционала.

Применяется при работе с продуктами:

• 1С:Бухгалтерия.
• 1С:Зарплата и управление персоналом.
• 1С:Управление торговлей.
• 1С:Розница.
• Отдельные отраслевые конфигурации 1C.

Такая технология внедрения требует перестройки процессов компании под стандартные возможности системы.

к содержанию ↑

Технология быстрого результата 1С (ТБР)

Ориентирована на компании со штатом от десяти до пятидесяти активных пользователей. Внедрение проводится на основе шаблонных документов, наработанных решений для конкретной отрасли.

Рекомендуется для внедрения решений:

• 1C:Бухгалтерия.
• 1C:ЗУП.
• 1C:Управление торговлей.
• 1C:Розница.
• Отраслевые конфигурации с типовыми процессами.

Внедрение продуктов 1С выполняется с учетом отраслевой специфики, на основе готовых и проверенных на практике решений.

к содержанию ↑

Технология корпоративного внедрения 1С (ТКВ)

Комплексный подход, охватывающий полный цикл проекта: предпроектное обследование, разработку детальной документации, адаптацию системы 1С под конкретные процессы предприятия. Рассчитан на организации с числом пользователей от пятидесяти и выше.

Методика предполагает активное участие заказчика и руководителя проекта, что позволяет организовать грамотное внедрение и поддержку 1С.

Актуально для конфигураций:

• 1С:Комплексная автоматизация.
• 1С:ERP.
• 1С:Документооборот.
• 1С:Управление торговлей.
• Отраслевые решения 1С.

Подходит для сложных проектов, где важно учесть специфику работы организации и закрепить её в проектной документации.

к содержанию ↑

Проектный подход к внедрению 1С

Любой проект внедрения начинается со знакомства заказчика и исполнителя. На первой встрече руководитель проекта со стороны заказчика, генеральный директор или уполномоченное лицо рассказывает, зачем инициирован проект автоматизации, какие цели стоят перед компанией.

После беседы заказчик оценивает, подходит ли ему исполнитель. Если стороны готовы к сотрудничеству, следующим этапом становится предпроектное обследование.

В крупных проектах исполнители могут отказаться от участия, если:

• Заказчик не согласен на обследование.
• Настаивает на использовании собственного технического задания.
• Не назначает руководителя проекта со своей стороны.

Для успешного внедрения и обслуживания 1С требуется глубокое понимание бизнес-процессов обеими сторонами. Часто на этапе обследования выясняется, что у заказчика нет целостного видения: каждый сотрудник ориентируется только в своём участке, а общая картина о деятельности организации находится в области коллективного бессознательного.

к содержанию ↑

Этапы внедрения 1С

• Предпроектное обследование.
• Разработка матрицы ролей и функций.
• Интервью с пользователями.
• Моделирование и/или контрольный пример.
• Подготовка документа «Функциональные требования».
• Составление технического задания для программистов.
• Выбор продукта 1С.
• Создание структуры и регламента НСИ.
• Разработка пользовательских инструкций, проведение обучения, подписание «Листов обучения».
• Подготовка концепции перехода.
• Контрольный запуск — тестирование времени, необходимого для запуска.
• Запуск системы.
• Опытно-промышленную эксплуатацию.

Автоматизация бизнес-процессов на предприятии — это огромный труд, который доводят до конца только амбициозные люди. По результатам внедрения новой системы, компания заказчика получит инструменты, без которых не может существовать ни одно растущее предприятие.

Запаситесь терпением, включитесь в процесс, сформулируйте ясные цели, установите сроки и бюджеты — так вы сможете внедрить 1С без лишних задержек. Назначьте ответственного сотрудника, который будет взаимодействовать с командой внедрения и контролировать реализацию проекта.

к содержанию ↑

Руководитель проекта внедрения 1С от заказчика (РПЗ)

Руководитель проекта со стороны заказчика — ключевая фигура в процессе внедрения. Он несет ответственность за результат, контролирует ход работ, обеспечивает взаимодействие между командой исполнителя и сотрудниками компании.

Участие на этапе предпроектного обследования

Во время обследования РПЗ получает от исполнителя список встреч и совместно составляет график, согласованный с графиком работы сотрудников. Он обеспечивает явку участников и объясняет им, зачем нужны интервью и что будет обсуждаться.

Его присутствие на встречах помогает быстро разрешать спорные ситуации и уточнять детали, которые сотрудники могут упустить.

Участие на этапе моделирования

После подготовки модели или контрольного примера РПЗ изучает документы, чтобы понять, как будет работать система. Он должен передать материалы ключевым пользователям, проконтролировать, что каждый изучил свой участок, и собрать комментарии.

Документы, подлежащие согласованию:

• Модель системы,
• Функциональные требования,
• Концепция запуска.

Подтверждение или корректировка этих документов на данном этапе определяет, насколько точно система будет соответствовать ожиданиям компании.

к содержанию ↑

Участие на этапе реализации

В ходе реализации РПЗ поддерживает постоянный контакт с исполнителем, участвует в тестировании, привлекает ключевых пользователей и проверяет статус выполнения задач.

Он получает статус-отчеты, задает уточняющие вопросы и следит, чтобы выявленные замечания устранялись до запуска.

Участие на этапе внедрения

При запуске системы РПЗ помогает приоритизировать задачи и распределять ресурсы для устранения возникающих проблем. Он отслеживает реакцию сотрудников, готовит их к работе в новой системе и минимизирует сопротивление изменениям.

Такое участие особенно важно в первые недели, когда количество вопросов и обращений к команде внедрения максимально.

Качества эффективного руководителя проекта

Хороший руководитель проекта от заказчика:

• Не является рядовым сотрудником и имеет управленческие полномочия;
• Умеет ставить задачи и контролировать их выполнение;
• Последователен и вовлечен в проект;
• Знает бизнес-процессы компании;
• Понимает, как работает система 1С;
• Имеет время для полноценного участия (в крупных проектах это может занимать до 50–100% рабочего времени);
• Поддерживает прямой контакт с собственником или генеральным директором.

Наличие этих качеств повышает шансы на успешное и своевременное завершение проекта.

к содержанию ↑

Предпроектное обследование перед внедрением 1С

На старте обследования проводятся pre-sale мероприятия — они нужны, чтобы собрать исходную информацию:

• Цели и границы проекта,
• Организационная структура компании,
• Сведения о бизнесе заказчика,
• Особенности отрасли.

После подписания договора и внесения предоплаты начинается подготовка к интервью с пользователями. Формируется план встреч, составляется список вопросов — один из первых шагов внедрения 1 С в компании.

к содержанию ↑

Интервью с пользователями

Список участников составляется на основе организационной структуры компании. Обычно в него входят руководители и ключевые сотрудники, хорошо знакомые с процессами. Порядок встреч фиксируется заранее, чтобы избежать ситуации, когда новая информация, полученная на поздних этапах, заставит пересматривать уже собранные данные.

Исполнитель разрабатывает график интервью, а заказчик согласует даты и время. Абстрактные вопросы исключаются — вместо общего «расскажите, как всё работает» задаются конкретные, например:

• Как вы заказываете товар поставщику?
• Что делаете, если запросили товар поставщику, а он не дал подтверждения?
• Какие действия предпринимаете при замене товара на аналог?
• Как отслеживаете доставку товара?
• Как действуете при получении неполной партии?
• Возможна ли поставка частями?
• Что предпринимаете, если поставщик прислал не тот товар?
• Как делаете пересортицу?
• Какими документами фиксируете пересортицу в бухгалтерии?

Встречи проводит бизнес-аналитик (внедренец 1С) по утвержденному графику. Обязательно присутствует представитель заказчика, который может активно участвовать в обсуждении и помогать разбирать ответы сотрудников. Это может быть руководитель проекта или представитель собственника.

По итогам интервью исполнитель готовит отчет об обследовании, в который входят:

• Описание всех бизнес-процессов с детализацией по шагам.
• Таблицы, поясняющие выполнение процессов.
• Матрицы ролей с перечнем функций для каждой роли.

Матрицы в дальнейшем используют для настройки прав доступа, проведения обучения и подготовки памяток.

к содержанию ↑

Результаты обследования

На основе полученных данных составляется уточненное коммерческое предложение по модели фиксированной оплаты. Условия остаются прежними, если заказчик не изменяет цели и границы проекта.

Регламенты работы с НСИ

После завершения предпроектного обследования важно согласовать регламент по работе с нормативно-справочной информацией (НСИ), определить порядок переноса данных. НСИ — это справочники и аналитические инструменты предприятия.

К основным справочникам НСИ относятся:

• Номенклатура,
• Контрагенты,
• Статьи движения денежных средств,
• Статьи затрат,
• Единицы измерения,
• Другие справочники, которые используются как аналитические разрезы.

к содержанию ↑

Зачем нужна структура НСИ

В любой компании наступает момент, когда в справочниках появляются дубли или неактуальные позиции. Возникают папки с названиями вроде «не использовать» или «архив», в которых хранятся устаревшие записи. Эти элементы могут встречаться в документах, иметь остатки и движения, что приводит к путанице.

Четкий регламент работы с НСИ позволяет исключить появление дублирующих данных и обеспечить корректность управленческой отчетности. К примеру, без единой структуры невозможно точно рассчитать себестоимость товара, если поступления распределены по разным вариантам одной и той же позиции.

к содержанию ↑

Разработка структуры НСИ

Перед началом разработки и запуска системы важно ответить на ключевые вопросы:

• Каким образом будут формироваться названия элементов в справочниках?
• Как должна быть построена иерархия?
• Какие папки отнести к верхнему, второму и третьему уровням?
• Как будут использоваться типовые механизмы конфигурации 1С для создания элементов?

Далее выполняется анализ текущей базы: проверяются справочники, свойства и характеристики номенклатуры, выявляются дубли. На основе этого разрабатывается новая структура.

к содержанию ↑

Обсуждение и согласование структуры НСИ

С проектной командой и ключевыми пользователями проводится встреча для обсуждения предложенной структуры НСИ. Интегратор выступает модератором, подсказывает, какие возможности доступны в типовом варианте, а что потребует доработки.

Мнения сотрудников разных отделов могут различаться, поэтому задача обсуждения — прийти к единому представлению. После согласования проектная команда переходит к подготовке регламента, что является частью процесса разработки и внедрения 1С.

к содержанию ↑

Подготовка регламента и перенос данных в 1С

Регламент описывает порядок работы с каждым справочником, а также назначает ответственного за контроль его выполнения и целостность базы. В компании «ИТС ПЛЮС» это реализуется через разграничение прав доступа.

Параллельно формируются функциональные требования на перенос данных. В них фиксируется, как именно сведения из старой базы будут загружены в новую. Загрузка выполняется либо через автоматические алгоритмы, либо с помощью сводных таблиц, которые объединяют дубли в одну позицию.

На заключительном этапе программисты выгружают данные из старой базы, конвертируют и загружают их в новую. После загрузки проводится проверка, чтобы убедиться, что структура НСИ и регламент не нарушены.

к содержанию ↑

Модель и контрольный пример

После предпроектного обследования начинается этап моделирования системы. На этом шаге уже есть матрица ролей и схема бизнес-процессов, согласованная с заказчиком. Данные становятся основой для выбора и настройки будущего решения в рамках внедрения системы 1С:Предприятие.

Зачем нужна модель

Модель помогает исполнителю точно понять требования бизнеса, выстроить оптимальную конфигурацию системы и выбрать продукты 1С. Она отражает работу компании, типы обрабатываемых данных, порядок выполнения функций.

До обследования можно лишь предполагать, какая программа 1С подойдет. Например, для розничного магазина это часто 1С:Розница, но в зависимости от задач решение может включать связку нескольких конфигураций 1С: Розница, Управление торговлей и Бухгалтерия.

Отсутствующие функции реализуют через доработку 1С. Иногда исполнитель встречается с клиентом лично, чтобы вместе оценить плюсы и минусы выполнения процессов на разных конфигурациях. Такой подход позволяет заказчику осознанно выбрать решение.

к содержанию ↑

Формат модели

Модель оформляется в виде документа (обычно в Word), где фиксируется:

• Перечень документов, справочников, обработок, отчетов;
• Сценарии работы для разных ролей: продавца, кладовщика, бухгалтера и т. д.

Такой документ можно просмотреть, оценить и определить, соответствует ли он реальным процессам компании, а также использовать для согласования будущей системы между заказчиком и исполнителем.

Контрольный пример

Контрольный пример — это тестовая база 1С без перенесенных данных заказчика. В ней вручную создаются объекты, проходящие полный цикл: от заказа и поступления до перемещений, отгрузок, возвратов и оплат.

В примере настраиваются необходимые справочники, формируются документы и отчеты. Такой формат дает возможность увидеть систему «в действии», а не только на бумаге.

Контрольный пример выбирают, если:

• Заказчик никогда не работал в 1С;
• Нужно отразить сложный участок деятельности (например, многосерийное или позаказное производство со сложным расчетом себестоимости).

В обоих случаях тестовая база помогает избежать недопонимания, выявить потенциальные сложности до запуска проекта.

к содержанию ↑

Сравнение форматов

• Модель — быстрее и дешевле в подготовке, удобна для понимания логики работы системы.
• Контрольный пример — дольше и дороже, но дает возможность протестировать систему вблизи реальных условий.

Оба варианта позволяют проверить соответствие будущей системы ожиданиям заказчика, но разница в подходах влияет на сроки, глубину проработки.

Итог этапа

По завершении работы заказчик и исполнитель разбирают результаты, уточняют детали и фиксируют договоренности. В итоге заказчик получает:

• Модель с описанием отражения процессов в системе,
• Тестовую базу с контрольным примером (если он выполнялся),
• Функциональные требования на доработки.

Это становится отправной точкой для следующего этапа.
Заказать внедрение 1С

к содержанию ↑

Реализация проекта внедрения 1С

Реализация — подготовительный шаг перед запуском новой системы. Выполняются настройки согласно ФТ/ТЗ, программисты дорабатывают весь необходимый функционал, пишется «Концепция запуска», проводится обучение пользователей работе в 1С.

К моменту старта этапа у проектной команды уже есть:

• Отчет об обследовании;
• Модель и/или контрольный пример;
• Функциональные требования, техническое задание;
• Таблица ролей и прав, составленная по результатам обследования;
• Концепция запуска.

На этом этапе клиент должен принимать активное участие в проверке всего функционала. В обязательном порядке еженедельно участвовать в «Статус встречах», на которых предоставляются отчеты о проделанной работе, внимательно изучать документацию.

к содержанию ↑

Концепция запуска

Концепция запуска описывает порядок, очередность ввода системы в эксплуатацию. В документе фиксируется, как разрабатываются и тестируются доработки, а также как функциональные требования делятся на мелкие задачи, удобные для проверки и сдачи заказчику.

Такой документ помогает согласовать с заказчиком график внедрения, избежать задержек из-за неучтенных этапов работы.

Реализация организационных изменений

Часто на этапе реализации требуется внести изменения в организационную структуру и инфраструктуру компании. Это может быть покупка дополнительного оборудования, наем сотрудников или изменение схемы работы склада.

Вовремя согласованные изменения помогают сделать переход на новую систему более плавным и снизить риски сбоев.

Подготовка инструкций

Проектные инструкции отличаются от стандартных «желтых книжек» 1С. Если в типовых руководствах объекты описаны по отдельности (сначала справочники, потом документы), то в проектных инструкциях информация структурирована по процессам.

В них описано, что делать пользователю в системе, какие последовательные шаги он должен проделать. Например, оформить заказ, закупить товар или разместить его на складе. Это делает обучение более понятным и практичным.

к содержанию ↑

Обучение пользователей

Обучение начинается уже с готовыми инструкциями и назначенными ролями. Оно проходит очно, с обязательным участием аналитика или руководителя проекта исполнителя.

По итогам обучения подписываются «Листы обучения», где фиксируется, что сотрудник прошел обучение по определенным бизнес-процессам, готов к работе в новой системе. Такой формат позволяет документально подтвердить готовность команды к запуску.

к содержанию ↑

Внедрение системы 1С:Предприятие

Заключительная фаза внедрения программных продуктов 1С — момент, когда система полностью подготовлена и проверена. Команда проекта переходит от настройки и тестирования к реальному запуску.

К моменту старта этапа должны быть выполнены все ключевые условия:

• Пользователи обучены, есть подписанные «Листы обучения».
• Система настроена в соответствии с моделью.
• Все доработки, описанные в функциональных требованиях, реализованы.
• Подготовлены понятные инструкции для пользователей.
• Перенос данных выполнен и проверен.
• Интеграции протестированы.

Эти шаги обеспечивают уверенность в том, что система готова к полноценной эксплуатации.

к содержанию ↑

Прогон запуска 1С

Перед реальным стартом проводится тестовый запуск — «прогон». В назначенный день пользователи выходят из системы, создается копия базы, в подготовленную среду загружаются справочники, остатки и настройки.

Главная цель прогона — замерить время, необходимое на выполнение каждой задачи. Результат фиксируется в документе с таймингом, где указано, сколько часов занимает каждая операция.

Полученные данные позволяют понять, достаточно ли времени выделено заказчиком на переход, и при необходимости скорректировать план. Если времени не хватает, часть задач можно выполнить заранее или распределить их между дополнительными специалистами.

к содержанию ↑

Запуск 1С:Предприятие 8.3

Запуск проходит по той же схеме, что и прогон, но уже в рабочей базе. Первый рабочий день в новой системе обычно сопровождается повышенной нагрузкой: выявляются ошибки, которые не были замечены ранее, или недочеты в бизнес-процессах.

Такие ситуации требуют оперативной реакции — специалист со стороны заказчика связывается с командой внедрения, и изменения вносятся сразу. Это помогает избежать длительных простоев, сохранить ритм работы компании.

к содержанию ↑

Поддержка в период запуска

В течение первых недель после старта пользователям предоставляется «горячая линия» для решения возникающих вопросов. В этот период руководитель проекта со стороны заказчика должен быть максимально вовлечен, так как сотрудники могут испытывать трудности при переходе.

Приблизительно через месяц пользователи адаптируются к новой системе, а через три месяца уже не представляют, как работали без нее.