Отчеты в 1С ЗУП

Отчеты в 1С:ЗУП 3.1 помогают решать широкий круг задач, связанных с начислением зарплаты, расчетом налогов и ведением кадрового учета. Пользователи программы могут не только формировать стандартные отчеты, но и адаптировать их под свои нужды: изменять параметры, группировать данные или настраивать внешний вид. В этом материале мы разберем, какие отчеты доступны в 1С Зарплата и управление персоналом 8, как их настраивать и использовать для эффективной работы.

Кадровые отчеты

Кадровые отчеты в 1С:ЗУП располагаются в разделе «Кадры». С их помощью можно формировать личные данные сотрудников, отслеживать их стаж и вид занятости, а также смотреть штатные расписания, анализировать текучесть кадров.

Например, мы хотим посмотреть, сколько неотгуленных отпусков осталось у сотрудников. Откроем отчет «Остатки отпусков» в краткой версии. Укажем параметры отчета (остатки на дату и организацию). Нам нужно посмотреть остатки по всей организации, поэтому поля «Подразделение» и «Сотрудник» оставим незаполненными. Сформируется простой вариант отчета.

Если он нам не подходит, и нужно что-то изменить, кликаем на «Настройки» и выберем расширенный вариант. Допустим, нам нужно добавить табельный номер для каждого сотрудника. Разбивку по подразделениям можно убрать, ведь работников в организации немного. На вкладке «Поля и сортировки» добавим новое поле «Табельный номер», выбрав его из списка.

На вкладке «Структура» снимем галочку напротив строки «Подразделение», предварительно перетянув строку «Сотрудник» на уровень выше.

Получим вариант, который нам нужен. Любой измененный отчет можно сохранить под своим именем и затем использовать.

Отчеты по зарплате

Отчеты по зарплате в 1С 8.3 ЗУП находятся в разделе «Зарплата». Для удобства они сгруппированы по тематике (общие отчеты, для анализа, по бухучету). Некоторые отчеты имеют унифицированную форму (табель учета рабочего времени, расчетная ведомость). Они заполняются на основании введенных в программу документов, их можно вывести на печать.

Чтобы посмотреть начисленную и выплаченную зарплату по сотрудникам, сформируем «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период). Если нужна дополнительная аналитика, можно добавить этот отбор в панель быстрых настроек. Установим галочку напротив поля «Должность» и появится возможность отбирать сотрудников по должностям. У нас указано условие «В списке», поэтому мы можем выбрать несколько должностей из списка.

Отчеты по выплатам

Для учета выплаченных доходов в 1С:ЗУП 3.1 используется свой раздел «Отчеты по выплатам». Здесь можно сформировать расчетную ведомость (Т51), отследить долги по невыплаченной и задепонированной зарплате.

В разделе можно получить информацию о доходах сотрудников, не связанных с заработной платой. Сформируем отчет «Незарплатные доходы», он покажет дивидендный доход по сотруднику.

Анализировать начисленную заработную плату, удержания и произведенные выплаты за указанный период помогает отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Он отображает данные по оплачиваемым дням, часам, а также начальное и конечное сальдо расчетов.

Отчеты по налогам и взносам

Для контроля зарплатных налогов предусмотрен специальный блок отчетов. В разделе «Отчеты по налогам и взносам» формируются отчеты по НДФЛ и страховым взносам, регистры налогового учета. С помощью отчетов проверяется правильность начисления и удержания налогов, контролируются сроки уплаты.

Контроль налогов обязательно проводить перед сдачей отчетности в налоговую. Сформируем отчет «Сводная справка 2 НДФЛ», укажем период «год». Отчет покажет исчисленный и удержанный НДФЛ, доход сотрудника и налоговые вычеты. Эта информация будет отражена в отчете 6 НДФЛ за год. Чтобы посмотреть, как сформировалась сумма налога, можно провалиться в ячейку и вывести отчет по документам-основаниям.

Универсальный отчет

Универсальный отчет – это конструктор, который собирает данные из различных объектов программы. Мы можем использовать разные варианты интерфейса, чтобы расширить настройки и выбрать нужные параметры.

Найти универсальный отчёт можно в разделе «Администрирование».

Отчет может быть сформирован по объектам конфигурации:

• Справочник,
• Документ,
• Регистр сведений,
• Регистр накопления,
• Регистр расчета,
• Планы видов расчета,
• Бизнес-процессы.

Параметры отчета будут различаться для разных объектов. Посмотрим на примерах, как можно применить универсальный отчет.

• По справочникам.

С помощью универсального отчета удобно выводить информацию по различным справочникам. Выбираем тип объекта – Справочник. Имя объекта – это название справочника. Параметр «Имя таблицы» появится, если у справочника есть табличные части. Здесь выбираем, какие данные мы хотим получить – основные или из определенной табличной части. Сформируем отчет по справочнику «Штатное расписание». Он покажет информацию по должностям (графики работы, оклад и т. д.).

• По документам.

В отличие от справочников, у универсального отчета по документам появляется параметр «Период», ведь все документы в программе имеют дату. Отчет помогает получать информацию из документов, заведенных в программу. Например, мы хотим посмотреть документы приема на работу: кто принимался, на какие должности и с каким окладом. Эти данные нужны за весь период работы организации с группировкой по дате приема. В настройках отчета отключим ненужные поля, а нужные расставим в том порядке, который хотим видеть в отчете с помощью синих стрелочек. Добавим новое поле «Должность по штатному расписанию (оклад, тариф)» и выведем его в отдельную колонку. На вкладке «Структура» нажмем на кнопку «Обернуть эту строку в группировку по полю» и укажем поле «Дата приема». На вкладке «Оформление» изменим длинное наименование поля «Должность по штатному расписанию. Оклад. Тариф» на просто «Оклад».

Сформированный отчет выведет информацию по приемам сотрудников с группировкой по дате приема. Чтобы посмотреть детали по каждой дате, можно нажать на «+» и развернуть группу. Или развернуть весь отчет по кнопке «Разворачивать до», выбрав «Детальные записи».

• По регистрам сведений.

Универсальный отчет по регистрам сведений позволят получить информацию, которая в них зарегистрирована. Например, перед нами стоит задача провести анализ работы сотрудников. В программе 1С ЗУП мы ведем учет по двум организациям ООО «Лето» и ООО «Весна». Нам нужно посмотреть, какие сотрудники имеют несколько мест работы.

Историю о трудоустройстве хранит регистр сведений «Кадровая история сотрудников». Откроем настройки отчета. Для анализа нужны только работающие сейчас сотрудники, поэтому на вкладке «Фильтр» установим отбор по дате увольнения – «Не заполнено». Перейдем на вкладку «Поля и сортировки» и отключим ненужные поля. Для большей наглядности добавим новое поле «Количество записей». На вкладке «Структура» создадим группировку по полю «Физическое лицо». Ведь нам нужно посмотреть, сколько раз встретится каждое физлицо в отчете.

Нажмем кнопку «Закрыть и сформировать». В основном у всех сотрудников в колонке «Количество записей» — 1. Это значит, что этот человек работает только в одном месте. Но есть работники, у которых там стоит другая цифра, показывающая число мест работы. Ваньков Александр Матвеевич устроен в ООО «Весна» два раза: основная работа и внутреннее совместительство. А еще он работает в ООО «Лето». Михайцева Наталия Анатольевна также работает в двух организациях, у нее количество записей – 2.

• Регистр накопления.

Универсальный отчет по регистрам накопления является хорошим инструментом для проверки расчетов с сотрудниками и правильности начисления налогов. Регистр накапливает числовые значения, которые попадают туда при проведении документов. Для каждого регистра накопления существует свои документы, которые могут вносить в них записи. В свою очередь, один документ может делать записи в несколько регистров. Рассмотрим, как можно это использовать на примере. Предположим, что нам нужно узнать, сколько накоплено депонированной зарплаты. Посмотрим, какой регистр накопления хранит эти значения. Для этого откроем движение документа «Депонирование зарплаты».

Документ формирует движения по регистру накопления «Взаиморасчеты с депонентами». Сформируем универсальный отчет по этому регистру, указав имя таблицы «Остатки и обороты». Отчет покажет по какому сотруднику, в какой сумме есть депонированная зарплата.

Настройка отчетов в 1С:ЗУП 3.1

Отчеты в 1С ЗУП позволяют получать практически любую информацию из объектов программы. Чтобы пользоваться этим, нужно знать, какой отчет выбрать и как его настроить для своих задач.

Настройка расположения отчетов

Найти нужный отчет в 1С:ЗУП 8.3 легко, так как все они сгруппированы по разделам. Для удобства просмотра можно воспользоваться одноименной ссылкой, которая расположена внизу каждого раздела.

Программа позволяет настроить количество отчетов, отображаемых на панели. Неиспользуемые отчеты можно убрать из видимости, просто сняв галочку напротив их названия. Если отключить флаг «Описание отчетов», список станет компактнее, исключив расшифровки назначения. Самые часто используемые отчеты можно переместить в «Быстрый доступ», чтобы они всегда находились сверху панели. Если потребуется вернуть все настройки к исходному виду, достаточно нажать «Сбросить все настройки».

Кроме того, пользователь может настраивать не только видимость отчетов, но и их расположение по различным блокам. Для этого нужно зайти в раздел «Администрирование», открыть полный список отчетов, выбрать нужные и отметить галочками те разделы, где они должны отображаться.

Настройка отчетов в 1С:ЗУП 3.1 производится в расширенном варианте отчета. Форма настройки состоит из четырех вкладок:

• Фильтры,
• Поля и сортировки,
• Оформление,
• Структура.

Рассмотрим, какие возможности для настройки дают эти инструменты.

Настройка отборов

Вкладка «Фильтр» включает параметры отчета, которые установлены разработчиком. Для параметров можно указать расположение.

Следующий элемент настроек — это отборы. С помощью отборов можно влиять на вывод информации в отчет:

• Изменять условия вывода,
• Добавлять новые условия,
• Отменять или удалять условия.

Отборы также можно вывести в шапку отчета.

Условие отбора может быть задано различными способами. Например:

• Организация – равно — «ООО Весна» — отчет будет сформирован только по этой организации.
• Должность – в списке – указываем несколько должностей – в отчет попадут выбранные должности.
• Дата увольнения – заполнено – в отчет попадут только уволенные сотрудники.

Отборы могут быть объединены по условию в группы:

• Группа И,
• Группа ИЛИ,
• Группа НЕ.

По одному элементу можно создать несколько отборов.

Для добавления отбора нажимаем «Добавить фильтр», выбираем нужный параметр отбора, указываем для него условие и значение. Например, сформируем отчет, включающий только сотрудников мужского пола.

Чтобы убрать ненужные отборы, снимаем галочку.  Либо удаляем совсем, нажав на иконку с красным крестом.

Добавление и удаление полей

Настройка полей отчета производится на вкладке «Поля и сортировки». Изначально отчет содержит большое количество полей, что может затруднить восприятие. Можно снять галочки у ненужных (например, гражданство), оставив только важные. Если необходимо отключить все поля, нажимаем «Еще – снять флажки». Затем отмечаем необходимые поля.

Нужное поле можно добавить вручную, если его нет в списке доступных. В предыдущем примере мы вывели отбор сотрудников мужского пола, сейчас добавим это поле в отчет.

Расположение полей меняется синими стрелочками (перемещение вверх-вниз). Чтобы данные в отчете были отсортированы по какому-то полю, добавляем его в правую часть формы либо просто перетаскиваем синей стрелкой вправо.

Поля отчета можно группировать вместе. Для этого выделяем нужные поля, затем по кнопке «Еще» выбираем команду «Сгруппировать» и задаем заголовок и расположение поля. Разъединение полей производится обратной операцией «Разгруппировать».

Изменение структуры: группировка полей для повышения информативности

Изначально в программе для каждого отчета определена своя структура. Она может быть в виде:

• Группировки данных,
• Таблицы,
• Диаграммы.

В некоторых случаях возникает необходимость поменять структуру отчета. На вкладке «Структура» мы видим, по какому принципу будут группироваться данные. У нас структура отчета выполнена в виде группировки, где верхним уровнем является «Организация», а затем идут «Детальные записи». Откроем детальные записи — список пуст. Это значит, что отчет будет сформирован в разрезе организаций, а поля отчета будут совпадать со складкой «Поля и сортировки». Если в состав группировки добавить поля, то они будут иметь приоритет над вкладкой «Поля и сортировки» и отчет сформируется по-новому.

В зависимости от поставленной задачи можно настраивать свою группировку отчета. Например, нам нужно посмотреть юбиляров в этом году по всем организациям. Удаляем группировку по организациям. Выделяем поле «Детальные записи» и нажимаем кнопку «Обернуть эту строку в группировку по полю» и выбираем поле «Юбилей». На вкладке «Поля и сортировки» отмечаем галочками требуемую информацию.

Структура отчета в виде таблицы содержит строки и колонки. Такую структуру также можно изменять: добавлять и удалять элементы, создавать группы и т. д.

Внешнее оформление отчета

Оформление отчета можно выполнять для настройки:

• Шрифтов, цветов,
• Заголовков,
• Ширины столбцов,
• Формата данных.

На вкладке «Оформление» для отчета уже установлены определенные настройки оформления. Если по каким-то причинам они не подходят, их можно изменить. Чтобы отключить настройку, снимаем галочку. Для изменения проваливаемся в поле и меняем значение на нужное.

Можно создать дополнительную настройку по кнопке «Добавить». Например, мы хотим, чтобы сотрудники-женщины подсвечивались в отчете красным. Установим цвет текста и укажем, к какой части применить выделение. Выделим только само поле «Сотрудник». Добавим условие отбора «пол = женский», сохраним настройки.

Формирование диаграмм к отчету

Для более наглядного отображения отчет может быть представлен в виде диаграммы. На вкладке «Структура» выделяем поле «Отчет» и добавляем диаграмму через кнопку «Еще».

В состав структуры диаграммы входят:

• Точки,
• Серии (может не заполняться).

Поля для точек и серий добавляются по кнопке «Добавить».

Построим простую диаграмму на основе универсального отчета, которая отразит динамику начисления сотрудникам по месяцам.

Можно выбрать диаграммы различных типов. У нас будет «Гистограмма с накоплением горизонтальная».

В строке «Точки» указываем – Начисление зарплаты и взносов.Месяц начисления, в строке «Серии» — Сотрудник.

Если навести курсор на участок диаграммы, будет показан сотрудник и начисленная ему зарплата.

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом предлагает удобные инструменты для работы с отчетами. Простая настройка позволяет быстро получить нужные данные, а дополнительные возможности адаптировать отчеты под задачи компании. Для отправки обязательной отчетности в контролирующие органы существует можно использовать сервис 1С-Отчетность.

А если вам нужны уникальные параметры, рекомендуем обратиться за помощью к программистам 1С.