Прием на работу в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция

Оформление приема на работу 1С:ЗУП — важный этап кадрового учета, от которого зависят не только корректность расчетов с сотрудниками, но и соответствие требованиям трудового законодательства. Однако даже опытные пользователи могут столкнуться с нюансами при создании документов, добавлении сотрудников или учете иностранных граждан. Мы расскажем,как в 1с принять на работу сотрудника, начиная с внесения данных и заканчивая формированием обязательных документов. Вы узнаете, как корректно отражать дистанционную занятость, совмещение и оперативно исправлять ошибочные записи. Пошаговые инструкции, рекомендации по работе со справочниками и советы по подготовке отчетности помогут и новичкам, и опытным специалистам оптимизировать кадровые процессы.

Прием на работу сотрудника в 1С:ЗУП — с чего начать

Прием на работу в программе 1С:ЗУП выполняется на основании заключенного с кандидатом трудового договора. При этом многие работодатели издают приказ о приеме. Помимо приказа, в качестве документа-основания можно установить и другой документ, например, решение совета директоров.

До оформления в программе нужно убедиться, что собраны все документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса. К ним относятся:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность,
• СНИЛС,
• Документы воинского учета — для военнообязанных и подлежащих призыву,
• Документ об образовании (при необходимости),
• Сведения о трудовой деятельности: СТД-Р или СТД-СФР (если ведется электронная трудовая книжка), либо бумажную трудовую книжку.

ИНН может быть указан работником добровольно — для корректного заполнения налоговых сведений, но не является обязательным.

Сведения о приёме сотрудника подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее следующего рабочего дня после оформления.
В настройках кадрового учёта можно выбрать упрощённый порядок — работать только с трудовым договором без отдельного приказа. Для этого достаточно поставить флаг «Приём на работу без приказа о приёме».

С января 2026 года при расчёте тарифа по травматизму СФР будет использовать доли видов деятельности по ОКВЭД. В течение 2025 года стоит проверить, насколько корректно заполнена карточка организации, чтобы избежать ошибок в начислениях.

Для сотрудников младше 15 лет действуют отдельные правила: при приёме в каникулярный период они могут работать в выходные и праздничные дни только при наличии направления от службы занятости и письменного согласия родителя или попечителя. Подростки от 15 до 18 лет дают согласие на работу самостоятельно.

Оформление приема на работу в 1С

Оформление приема на работу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) можно разбить на несколько этапов:

• Внесение информации о сотруднике, заполнение его карточки,
• Формирование документа приема на работу,
• Печать и подпись документов.

Важно не просто принять нового сотрудника, но и корректно отразить его в кадровых документах и учете заработной платы. Разберем процесс пошагово.

Добавление нового сотрудника в 1С:ЗУП

Добавление нового сотрудника в 1С начинается с заполнения его личных данных. При приеме работник вносится в два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники». Поэтому возможны два варианта заполнения сведений.

• Вариант 1. Добавляем сотрудника в справочник «Физические лица» по кнопке «Создать». Заполняем его персональные данные.

Данные о физлице будут использованы при добавлении сотрудника. При создании нового элемента справочника «Сотрудники» просто начните вводить фамилию в поле «Полное имя». Программа 1С найдет похожего человека и предложит подтвердить, что это он.

• Вариант 2. Сразу создаем элемент справочника «Сотрудники». Заполняем сведения о работнике. Чтобы создать сотрудника, не обязательно сразу заполнять все поля. К добавлению недостающих сведений можно вернуться позже.

После записи работник будет внесен сразу в два справочника. Еще до оформления приема ему присвоится табельный номер, который при необходимости можно отредактировать.

При добавлении сотрудника важно следить, чтобы в справочник «Физические лица» он попал только один раз. Повторное заведение приведет к неверным расчетам и ошибкам в НДФЛ.

Создание документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП 3.1

Для оформления приема на работу в 1С:ЗУП используются документы:

• «Прием на работу» — для одного человека,
• «Прием на работу списком» — когда сразу принимается группа работников.

Создать кадровый документ приема можно двумя способами.

• Добавить новый документ «Прием на работу» из журнала кадровых документов.

• Из карточки сотрудника перейти к созданию документа о приеме. Для этого нажимаем «Оформить документ» и из списка выбираем «Прием на работу». Либо кликаем по ссылке «Принять на работу».

Заполняем поля документа.

• Указываем дату приема. Она необязательно должна совпадать с датой кадрового приказа.
• Отмечаем количество ставок и вид занятости (основное место или совмещение). Если в программе ведется штатное расписание, то при выборе подразделения и должности автоматически заполнятся сведения для выбранной позиции штатного расписания исходя из количества ставок (график работы, ФОТ, счет для отражения зарплаты в бухучете).
• Устанавливаем галочку «Отразить в трудовой книжке». Это позволит подготовить сведения о приеме в социальный фонд.

Нумерация кадровым документам присваивается по порядку. Если в компании заведена своя нумерация, вносим ее в поле «Печатать как».

На второй вкладке отражаются показатели для начисления оплаты труда. Они заполняются из позиции штатного расписания автоматически. Если штатка не ведется, то сведения о начислениях добавляются вручную. В нижней части можно установить параметры для расчета сверхурочных, если для сотрудника они отличаются от общих настроек организации.

Третья вкладка служит для заполнения сведений о трудовом договоре. Номер договора назначается кнопкой «Назначить» либо вводится вручную. Для срочного договора отмечаются срок, основание и сезонность.

С сентября 2025 года начали действовать обновленные формы договоров о полной материальной ответственности — как индивидуальной, так и коллективной (бригадной). Теперь такие договоры можно оформлять в электронном виде. Если они заключены в этом формате, то и все дальнейшие действия с ними — дополнения, расторжения или прекращения — должны оформляться тоже электронно.

В локальных документах компании стоит проверить ссылки на старое постановление Минтруда и заменить их на актуальные. При этом уже действующие договоры заново заключать нет необходимости.

Прием сотрудника на дистанционную работу в 1С:ЗУП

Прием на удаленную работу в 1С не отличается от приема сотрудника, который работает на территории предприятия. Чтобы сформировался трудовой договор с дистанционным работником, в приказе о приеме делается соответствующая отметка.

Она позволит подать корректные сведения в Социальный фонд России (СФР). В отчете ЕФС-1 код выполняемой функции будет указан с признаком «ДИСТ», что говорит об удаленной работе.

После включения отметки «Работает дистанционно», для печати будет доступен договор с дистанционным сотрудником. В 1С:ЗУП это действие автоматически учитывается при формировании комплекта документов.

С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом, который можно прикрепить сразу в карточке сотрудника или физлица.

Печать приказа о приеме на работу в 1С:ЗУП

Распечатать приказ о приеме на работу в 1С можно сразу после проведения кадрового документа. Если в документе был указан номер приказа для печати, он подставится в печатную форму автоматически.

Приказ можно вывести на печать и вместе с трудовым договором. Для этого выбираем команду «Печать – Комплект документов при приеме на работу». В комплект может входить заявление, приказ, договор, а также сопроводительные формы — при необходимости.

Отмена приема на работу в 1С

Иногда возникают ситуации, когда нужно отменить прием на работу в 1С. Например, ошибочно был оформлен приказ на другого сотрудника, или работник в процессе оформления передумал и забрал документы.

Ошибочный документ приема помечают на удаление, а затем полностью удаляют с помощью обработки «Удаление помеченных объектов».

Если по ошибочному приему уже были переданы сведения в СФР, его не получится просто удалить. В этом случае необходимо отменить кадровое мероприятие и отправить в фонд корректирующий отчет.

Для этого сначала снимаем блокировку с документа приема («Еще — Разблокировать форму»), а затем делаем документ непроведенным.

Затем создаем новые сведения о трудовой деятельности. В них автоматически появится признак отмены кадрового мероприятия «Прием».

Отправляем эти данные в составе формы ЕФС-1, подраздел 1.1, с указанием отмены события.

Прием на работу совместителя в 1С

Если сотрудник трудится в нескольких местах, он имеет одно основное место работы, а остальные являются работой по совместительству. Совместительство может быть:

• Внутренним – у одного работодателя (разные должности),
• Внешним – в разных организациях.

Совместительство указывается при оформлении в 1С приема на работу в поле «Вид занятости» документа «Прием на работу».

Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников передаются в СФР с кодом трудовой функции с признаком «1», указывающим на совместительство.

Если сотрудник оформляется как внутренний совместитель, важно, чтобы в справочнике «Физические лица» его данные были занесены только один раз. А вот в справочнике «Сотрудники» дважды: как основной работник и совместитель со своим табельным номером.

Это позволяет программе 1С корректно вести учёт рабочего времени, зарплаты, начислений и удержаний по каждому месту занятости. Повторно добавлять физлицо не нужно — это приведёт к ошибкам в расчётах.

Прием на работу иностранца в 1С

Прием на работу иностранного гражданина в 1С производится в том же порядке, что и россиян с учетом некоторых особенностей. При заполнении личных данных иностранного сотрудника указывается его гражданство. Заполняются данные документа, фиксируется адрес в России и за ее пределами.

По ссылке «Страхование» указывается статус работника для целей начисления страховых взносов. Вкладка «Налог на доходы» служит для выбора налогового статуса — это влияет на порядок исчисления НДФЛ.

В документе «Прием на работу» для иностранцев появляется вкладка «Дополнительно». Там можно указать сведения о документах, разрешающих проживание и работу в РФ. Эти данные отразятся в трудовом договоре при печати.

С января 2026 года федеральный МРОТ составит 27 093 ₽. Проверьте условия начислений — особенно это касается работников на сдельной оплате или неполной ставке. Материальная помощь при рождении или усыновлении до 1 000 000 ₽ освобождается от НДФЛ и взносов. При необходимости уточнения сроков уплаты, с января 2026 года платежи, попадающие на выходные или праздники, переносятся на предыдущий рабочий день.