Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция

Оформление увольнения в 1С  — стандартная задача для кадровиков и бухгалтеров по зарплате. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом помогает автоматически создать все нужные документы: от расчета окончательных выплат до приказов и отчетов. В статье мы пошагово разберем, как оформить увольнение в 1С:ЗУП, что заполнять в главных разделах, как рассчитать компенсацию за отпуск и какие удержания учесть. На примере покажем, как правильно указать даты и причины ухода, рассчитать выплаты и оформить все справки для уволенного сотрудника.

Создание документов «Увольнение» и «Увольнение списком» в 1С:ЗУП

Оформление увольнения в 1С:ЗУП начинается с создания одного из двух документов:

• «Увольнение» — используется для оформления ухода одного сотрудника.
• «Увольнение списком» — применяется, если нужно уволить сразу нескольких работников.

Оба документа находятся в разделе «Кадры – Приемы, переводы, увольнения».

С их помощью оформляется приказ, регистрируется дата увольнения, фиксируются основания, проводится расчет выплат и создаются обязательные справки.

В программе 1С:ЗУП документ «Увольнение» позволяет зарегистрировать увольнение сотрудника, провести итоговый расчет и подготовить нужные формы.

Рассмотрим, как провести увольнение в 1С ЗУП по собственному желанию на примере. Сотрудница Кононова Анна Алексеевна увольняется по заявлению. Последний рабочий день — 05.05.2025.

Заполним документ увольнения:

• Дата – дата создания документа. У нас она совпадает с датой увольнения 05.05.2025.
• Месяц – месяц, в котором производится расчет при увольнении.
• Номер (печатать как) – проставляется номер приказа, если в организации ведется отдельная нумерация приказов на увольнение.

Документ состоит несколько вкладок.

Вкладка «Условия увольнения»

На первой вкладке указываются ключевые параметры, необходимые для расчета и оформления:

• Дата увольнения — 05.05.2025 последний день работы сотрудника.
• Основание увольнения – пункт 3 части 1 Статьи 77 ТК РФ — увольнение по инициативе работника (по собственному желанию).
• Устанавливаем галочку «Отразить в трудовой книжке» для формирования отчетности в ПФР.
• Включаем флаг «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку». Компенсация будет рассчитана по МРОТ, если заработок окажется меньше минимального.
• Отметка «Начислять зарплату» установлена по умолчанию. При увольнении будет начислена зарплата за отработанное время с мая 2025.
• Планируемая дата выплаты устанавливается равной дате увольнения – 05.05.2025.

Вкладка «Компенсации отпуска»

На вкладке «Компенсации отпуска» устанавливается флажок «Компенсировать неиспользованный отпуск». Программа автоматически определяет количество неиспользованных дней за весь период работы.

В нашем примере сотрудник трудился с 01.10.2024 по 05.05.2025. Система рассчитала:

• Основной отпуск — 16,33 дня, подлежащих компенсации.
• Дополнительный отпуск — 1,75 дня, начисляется за особые условия труда.

Такая компенсация входит в расчет при увольнении в 1С и формируется автоматически на основании данных кадрового учёта.

Вкладка «Начисления и удержания»

Вкладка «Начисления и удержания» состоит из нескольких разделов. Здесь указываются начисленные суммы дохода, НДФЛ и страховые взносы.

Вкладка «Дополнительно»

На вкладке «Дополнительно» указывается документ-основание для расторжения трудового договора. Обычно это заявление на увольнение по собственному желанию, если сотрудник уходит по инициативе.

Здесь также можно установить флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Эта настройка используется, если после увольнения сотруднику выплачиваются доходы (например, премии), и он имеет право на стандартные или другие налоговые вычеты. Возможность применить вычет зависит от конкретной ситуации, и решение принимается работодателем.

Вкладка «Справки при увольнении»

На вкладке «Справки при увольнении» содержатся ссылки на справки, выдаваемые сотруднику. После проведения документа увольнения, справки будут созданы автоматически.

1С:ЗУП позволяет создать комплект документов при увольнении одной кнопкой: это сокращает время кадровика и снижает вероятность ошибки.

Расчет зарплаты и компенсации при увольнении в 1С

В последний день работы сотрудника ему выплачивается зарплата и все причитающиеся компенсации и пособия.

Расчет компенсации отпуска в 1С:ЗУП

Компенсация за неиспользованный отпуск — это выплата положенных сотруднику отпускных, если он не воспользовался правом на отпуск. Это обязательный расчет, который производится в день увольнения.

Начисляется компенсация исходя из среднего заработка согласно ст. 139 Трудового Кодекса.

Расчет можно посмотреть, нажав на значок «карандаш».

У сотрудника накопилось 16,33 дня отпуска. Средний заработок — 1631,90 рублей.

Компенсация основного отпуска составляет:

• 1631,90 * 16,33 = 22 438,07 рублей.

Компенсация дополнительного отпуска:

• 1631,90 * 1,75 = 2 404,57 рублей.

Удержание за использованный авансом отпуск в 1С

Иногда возникают ситуации, когда отпуск сотрудника составляет большее количество дней, чем у него фактически накоплено. Так может получиться, если работодатель согласился предоставить отпуск авансом либо при планировании графика отпусков с учетом специфики компании.

Если сотрудник отгулял эти дни, а затем увольняется, то организация имеет право (но не обязана) удержать отпускные за излишние дни при окончательном расчете. При этом нужно получить согласие сотрудника. Без согласия допускается вернуть не более 20% суммы к выплате (за минусом НДФЛ).

Удержание может быть произведено:

• Методом сторнирования. При этом уменьшается налогооблагаемая база.
• Методом удержания. Налогооблагаемая база не уменьшается, налоги и взносы не пересчитываются. Окончательная выплата уменьшается на удержанную сумму.

Выбор метода устанавливается в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний».

Чтобы рассчитать сумму к вычету, на вкладке «Компенсация отпуска» указываем «Удержать за неиспользованный авансом отпуск». Программа определит число излишне «отгулянных» дней. Расчет можно увидеть по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск».

На вкладке «Начисления и удержания» сторнируемая сумма отпускных отразится со знаком минус.

Выходное пособие в 1С:ЗУП

Выходное пособие — это дополнительная выплата при увольнении в соответствии с Трудовым Кодексом. Оно выплачивается, если увольнение производится не по желанию работника (например, при сокращении или ликвидации предприятия).

Например, сотрудник увольняется 05.05.2025, и работодатель должен выплатить ему сумму заработка за месяц. На вкладке «Условия увольнения» в строке «Выплата пособия» укажем количество рабочих дней – 21. Расчет среднего заработка для выходного пособия отличается от расчета для компенсации. Здесь учитывается начисленная заработная плата и фактически отработанные дни за этот период.

Печать приказа об увольнении в 1С

Увольнение работника оформляется приказом, подписанным руководителем или иным должностным лицом. Работник должен ознакомиться с приказом под подпись.

Приказ (Т-8 или Т-8а) в 1С:ЗУП

Чтобы распечатать приказ, выбираем команду «Печать – Приказ об увольнении (Т-8)».

Если используется увольнение списком, создается приказ на группу сотрудников по форме Т-8а.

Записка-расчет (Т-61) в 1С:ЗУП

Унифицированная форма, которая распечатывается на основании документа увольнения. Записка – расчет показывает расчет выплат при увольнении. Она подписывается кадровиком и бухгалтером, производящим расчет.

Справки при увольнении в 1С

В день увольнения работодатель должен не только полностью рассчитаться с сотрудником, но и выдать ему все положенные документы. К обязательным документам относятся:

• Трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р.
• Раздел 3 Расчета по страховым взносам.
• Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1.

Остальные документы, например, справки, выдаются по заявлению работника.

Справка о доходах в 1С:ЗУП

Сотруднику могут понадобиться дополнительные справки, подтверждающие доход. К ним относятся:

• Справка 2-НДФЛ.
• Справка о среднем заработке для расчета пособия.

Эти документы можно распечатать по ссылке на вкладке «Справки при увольнении».

• Справка для пособий по безработице доступна по кнопке «Печать».

Комплект документов для выдачи сотруднику в 1С

Чтобы сразу вывести на печать несколько форм для выдачи сотруднику, нажимаем «Печать – Комплект документов при увольнении». В левой части оставляем галочки напротив документов, которые необходимо распечатать.

Формирование СТД-Р в 1С:ЗУП

При увольнении работник получает на руки трудовую книжку. Если у сотрудника электронная трудовая, ему нужно выдать форму СТД-Р.

Чтобы создать отчет, в документе увольнения должен быть отмечен флаг «Отразить в трудовой книжке».

Формирование сведений СТД-Р выполняется в разделе «Кадры – Электронные трудовые книжки».

Создание ведомости на выплату в 1С:ЗУП

Ведомость на выплату зарплаты можно создать:

• Из документа «Увольнение» по кнопке «Выплатить».

• Из раздела «Выплаты», создав новую ведомость и выбрав сотрудника и документ увольнения.

Увольнение совместителя в 1С

Порядок увольнения зависит от типа совместительства. Если сотрудник увольняется с должности по совместительству — внешнему или внутреннему, продолжая при этом работать по основному месту, процедура аналогична увольнению основного работника.

Особая ситуация возникает, если внутренний совместитель прекращает работу на основном месте, но остаётся на должности по совместительству. В этом случае статус автоматически меняется на внешнего совместителя. Чтобы перевести его обратно на основное место работы, используют документ «Кадровый перевод».

Как отменить увольнение в 1С:ЗУП

При ошибочном увольнении сотрудника нужно отменить документ увольнения. Однако если по этому документу уже сформированы сведения в СФР, редактирование формы становится недоступным. Чтобы разблокировать форму, нажимаем «Еще – Разблокировать форму», после чего отменяем проведение документа.

Сообщить в социальный фонд об ошибке нужно путем подачи отменяющих сведений. Создаем новый Подраздел 1.1. ЕФС-1 по сотруднику. Признак отмены проставится автоматически с указанием даты отмены, когда документ увольнения был отмечен как непроведенный.

Процесс увольнения сотрудников в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) реализуется с помощью двух типов документов: «Увольнение» — для оформления ухода одного сотрудника, и «Увольнение списком» — для массового оформления. Система автоматически выполняет расчёты, включая компенсации неотгулянных отпусков, выходные пособия, перерасчёт авансовых отпускных и определение количества дней, подлежащих оплате. Дополнительные вычисления со стороны пользователя не требуются. В документе предусмотрены печатные формы всех обязательных для выдачи сотруднику бумаг. При необходимости возможна отмена увольнения и подача корректирующих данных в форме ЕФС-1.