1С:Управление торговлей: обзор возможностей программы для продаж и склада

1С:Управление торговлей (1С:УТ) — одна из самых популярных систем учета в российской торговле. Программа работает на платформе 1С:Предприятие 8 и подходит для оптовой, розничной и смешанной торговли. Разберем, какие задачи она решает и кому будет особенно полезна.

Кому подходит 1С:Управление торговлей

1С:Управление торговлей 11 — это конфигурация платформы 1С:Предприятие 8, разработанная специально для торговых компаний. В одной базе могут одновременно работать менеджеры, закупщики, кладовщики и руководители. Права доступа настраиваются так, что каждый сотрудник видит только свои документы.

Программа подходит для разных типов бизнеса:

• Оптовые компании. Поддерживается резервирование товара под заказ, контроль дебиторской задолженности и учет по нескольким организациям на одном складе.
• Розничные сети. Работает со всем торговым оборудованием: онлайн-кассами, сканерами и терминалами эквайринга. Цены, акции и ассортимент можно управлять централизованно из одной базы.
• Дистрибьюторы и продавцы на маркетплейсах. Настраивается обмен данными с Wildberries, Ozon и Яндекс.Маркетом. Комиссии площадок и логистические расходы учитываются автоматически.
• Складские операторы. Поддерживается адресное хранение по ячейкам, ордерная схема работы и терминалы сбора данных.

Начать работу можно с Базовой версии 1С:УТ 11. Если со временем бизнес вырастет и текущих возможностей станет недостаточно, переход на 1С:УТ ПРОФ выполняется без остановки работы и смены программного обеспечения. Интерфейс и логика программы остаются прежними, поэтому сотрудникам не требуется дополнительное обучение.

Возможности 1С:Управление торговлей

1С:Управление торговлей 11 состоит из нескольких функциональных блоков. Каждый закрывает свой участок работы: от первого контакта с клиентом до финансового результата по сделке.

CRM и маркетинг в 1С:УТ 11

В 1С:Управление торговлей есть встроенный CRM-блок. Он не заменяет специализированные системы, но хорошо справляется с основными задачами: ведением сделок, контролем воронки продаж, сохранением истории взаимодействия и фиксацией претензий.

Менеджер видит в едином окне всю информацию по клиенту:

• Действующие договоры и соглашения,
• Оформленные претензии,
• Индивидуальные прайс-листы,
• Историю классификации и сегменты.

«CRM и маркетинг — Клиенты — Создать»

Для управления процессом предназначен документ «Сделка с клиентом». Прямо из карточки создаются коммерческие предложения, заказы, акты и претензии.

«CRM и маркетинг — Сделки с клиентами — Создать»

Все документы автоматически объединяются в общую историю продажи. Менеджер планирует звонки, письма и встречи в привязке к конкретному проекту: система напомнит о задаче и сохранит контекст переговоров.

«CRM и маркетинг — Сделки с клиентами»

Данные из сделок формируют отчет «Воронка продаж». Он показывает конверсию на каждом этапе и помогает найти слабые места в цикле продаж.

«CRM и маркетинг — Отчеты по CRM и маркетингу  — Воронка продаж»

Продажи в 1С:Управление торговлей

В разделе «Продажи» происходит оформление и контроль всех торговых операций. Основным рабочим инструментом в оптовых продажах выступает «Заказ клиента», в котором менеджер резервирует товар, выбирает склад отгрузки и график оплаты.

Система позволяет в один клик создавать сопутствующие документы. Например, если нужных позиций нет в наличии, на основании заказа формируется «Заказ поставщику». 1С Торговля автоматически свяжет эти документы и зарезервирует поступивший товар под конкретного покупателя.

«Продажи — Оптовые продажи — Заказы клиентов — Создать»

Все условия работы с клиентом фиксируются в индивидуальных соглашениях. В них указываются валюта, виды цен, скидки и правила ценообразования. Благодаря этому сотрудникам не приходится считать скидки вручную, а компания защищена от ошибок и «серых» скидок.

«Продажи — НСИ продаж — Индивидуальные соглашения с клиентами»

Для розничных точек в 1C:УТ предусмотрено «Рабочее место кассира (РМК»). Оно адаптировано под быструю работу с торговым оборудованием: онлайн-кассами, сканерами штрихкодов и терминалами эквайринга, а также поддерживает работу с маркировкой (ЕГАИС, Честный ЗНАК).

Помимо оформления чеков и заказов, раздел позволяет быстро контролировать текущие операции. В подразделе «Накладные к оформлению» менеджер видит все зарезервированные товары, которые готовы к отгрузке или выдаче со склада. Финансовый контроль завершает «Сверка взаиморасчетов» — она помогает оперативно находить задолженности и переплаты по контрагентам и договорам.

«Продажи — Сверки взаиморасчетов»

Склад и доставка в 1C:Управление торговлей 8

Когда склад не успевает за продажами, появляются пересортица, дефицит и недовольные клиенты. Раздел закрывает этот участок полностью: от планирования закупки до передачи заказа покупателю.

«Склад и доставка»

Блок обеспечения потребностей позволяет а запасы и заказы клиентов. На основе этих данных формируются заказы поставщикам, перемещения между складами или задания на сборку комплектов. Контроль в реальном времени помогает поддерживать нужный остаток и избегать дефицита.

«Склад и доставка —  Обеспечение потребностей —Состояние обеспечения заказов»

В 1C:Управление торговлей 11 поддерживается ордерная схема учета. В этом случае выписка накладных и фактическое движение товара разделены. Менеджер оформляет документы, а кладовщик фиксирует приемку или отгрузку с помощью приходных и расходных ордеров. Такой подход снижает количество ошибок и расхождений в остатках.

Для товаров, подлежащих маркировке, в системе реализована работа с кодами Data Matrix и передача сведений в «Честный ЗНАК». Поддерживается использование терминалов сбора данных (ТСД).

«Склад и доставка — Сервис — Мобильное рабочее место кладовщика»

Адресное хранение можно использовать на крупных складах с обширной номенклатурой. Настраивается топология склада с указанием ячеек для размещения и зон отбора при отгрузке. Система сама подсказывает, из какой ячейки взять товар, что минимизирует время на комплектацию. Инвентаризация, пересчет, списание излишков и порчи фиксируются отдельными складскими актами.

«Склад и доставка — Отборы (размещения) товаров — Создать»

Управление доставкой позволяет автоматизировать логистику. Диспетчер формирует задания экспедиторам, группирует заказы по маршрутам, контролирует статусы доставки. Путевые листы и электронные транспортные документы можно печатать непосредственно из программы.

Закупки и планирование в 1С:Управление торговлей 11

Автоматизация работы с поставщиками избавляет от закупок «на глаз». « позволяет фиксировать выгодные цены в соглашениях и контролировать сроки поставок.

Основой для пополнения запасов служит «Заказ поставщику». Документ создается вручную или на основании дефицита товаров, выявленного при анализе потребностей. В списке заказов отображаются сроки поступления, суммы и текущие статусы оплаты. На основании заказа оформляются приходные накладные, которые фиксируют фактическое поступление товаров на склад.

«Закупки — Заказы поставщикам — Создать»

Инструменты планирования дают возможность прогнозировать объемы закупок и продаж на основе истории продаж, текущих остатков и сезонности. «1С:Предприятие Управление торговлей» поддерживает различные виды планов: от оперативных недельных до помесячных. При формировании плана программа рассчитывает необходимое количество товара для поддержания работы склада без дефицита и излишков.

«Планирование — Настройки и справочники — Виды планов»

Казначейство и финансовый результат в 1С:Управление торговлей

Проблему кассовых разрывов решает «Казначейство». Планирование платежей здесь ведется через документ «Заявка на расходование денежных средств». Руководитель видит план оплат на неделю вперед и утверждает только приоритетные заявки.

«Казначейство — Заявка на расходование ДС»

Все данные собираются в «Платежном календаре», который заранее показывает периоды возможного дефицита средств, помогает вовремя перераспределить ресурсы, чтобы на налоги и зарплату всегда были деньги.

«Казначейство — Платежный календарь»

Инструменты блока «Финансовый результат и контроллинг» позволяют видеть реальную картину прибыльности. Программа автоматически распределяет доходы и расходы, учитывая логистику и хранение при формировании себестоимости.

Для оперативного контроля предусмотрен «Монитор целевых показателей». Он визуализирует динамику выручки и прибыли в виде графиков и сразу выделяет отклонения от плана, позволяя принимать решения на основе цифр, а не интуиции.

Чтобы программа работала корректно, важно правильно настроить учетную политику и заполнить справочники. Подробную инструкцию читайте в статье Первоначальные настройки 1С:Управление торговлей.

Обмен данными в 1C:УТ 11

Синхронизация с решениями 1С объединяет работу разных отделов и избавляет от двойного ввода документов. Данные передаются между базами автоматически по расписанию, что исключает ошибки ручного переноса первички.

Интеграция с 1С:Бухгалтерией снимает противоречие между оперативной работой менеджеров и бухгалтерским учетом. Документы по продажам, закупкам и складу попадают в бухгалтерскую базу без участия человека, что снижает риск расхождений во взаиморасчетах.

Торговые сети могут управлять всеми магазинами из единого окна благодаря связи с 1С:Розница. 1С:УТ 8 выступает аналитическим центром: транслирует актуальные цены в магазины и получает отчеты о продажах. На их основе система сама рассчитывает потребность в пополнении полок, исключая ситуацию, когда товар есть на складе, но отсутствует в торговом зале.

Автоматизация склада через обмен с мобильными устройствами и ТСД избавляет от бумажного документооборота. Данные о приемке и отгрузке поступают в систему напрямую при сканировании штрихкодов. Благодаря этому остатки в программе всегда соответствуют фактическому наличию товара.

Какую версию 1С:Управление торговлей выбрать

Выбор между 1С:УТ Базовой и ПРОФ версией определяет, насколько комфортно компании будет работать через год-два после внедрения.

Базовая версия предназначена для небольших компаний. Программа полностью закрывает оперативный учет продаж, склада и закупок. Однако у нее есть серьезные ограничения: работать может только один пользователь, нельзя вести несколько юридических лиц в одной базе, а программный код закрыт для изменений. Если со временем понадобится уникальный отчет, доработка или сложная интеграция, возможностей Базовой версии может не хватить.

Версия ПРОФ подходит компаниям, которые планируют развитие. В ней нет ограничений по количеству пользователей, можно вести несколько организаций в одной базе, код открыт для доработок. Систему можно адаптировать под особенности именно вашего бизнеса, склада или процессов.

Если вы не планируете активный рост в ближайшие 12–18 месяцев, можно начинать с Базовой версии. Во всех остальных случаях лучше сразу выбирать ПРОФ, чтобы потом не тратить время и деньги на переход.