Первоначальные настройки программы 1С:Управление Торговлей
Пошаговая инструкция настройки 1С:Управление Торговлей 11.4
Большинство компаний, приобретающих конфигурацию 1С:Управление торговлей 11, даже не подозревают о её возможностях. Они используют программу исключительно с целью контроля остатков товара на складе, выставления счетов и первичных документов своим заказчикам. В процессе работы пользователи начинают обращать внимание на те или иные функции системы, и с удивлением обнаруживают, что часть системных возможностей не работает.
Причина проста: в самом начале работы в программе пользователь либо задал неверные настройки системы, либо вовсе проигнорировал их. А так как документы в базу уже заведены, движение товаров по складам начато и ведутся взаиморасчеты между контрагентами, то время для настроек утеряно. Вернуть все и поменять настройки достаточно сложная задача и бывает, что проще даже просто “забить” остатки в новой базе и начать вести учет заново.
Чтобы снизить риск попадания в такую ситуацию, пользователь, который выполняет первоначальные настройки, должен иметь сформированное понимание требования к корректной работе программы. Только понимая в полной мере специфику тех задач с которыми программе предстоит столкнуться, можно задать ей верные настройки. Если вы готовы, то можно приступать непосредственно к настройке.
В этой статье мы постараемся рассмотреть наиболее важные и неочевидные настройки программы 1С:Управление торговлей, которые в свою очередь, могут сэкономить вам много времени и ресурсов в процессе работы.
к содержанию ↑Интернет-поддержка и сервисы
При первом запуске программа управление торговлей 11 попросит вас ввести логин и пароль от вашего личного кабинета на портале 1С.
Настройки 1С:Управление торговлей 11.4 фото
Не пропускайте этот шаг. Обязательно укажите ваши учетные данные, чтобы система смогла получать вовремя обновления. Кроме того, интеграция с порталом позволит пользоваться доступными сервисами 1С и оперативно загружать классификаторы нормативных справочников.
к содержанию ↑Настройка НСИ и разделов
Сама конфигурация 1С:УТ (Управление торговлей) поделена на разделы:
- “Главное”
- “Планирование”
- “CRM и маркетинг”
- “Продажи”
- “Закупки”
- “Склад и доставка”
- “Казначейство”
- “Финансовый результат и контроллинг”
- “НСИ и администрирование”
Наполнение каждого перечисленного раздела регулируется настройками находящимися в группе “Настройка НСИ и разделов”.
Настройка НСИ и разделов в программе 1С:Управление Торговлей — фото.
Настройка раздела “Предприятие”
В настройке раздела “Предприятие” в группе “Валюты” скрыта очень важная настройка, которую нельзя будет поменять уже после первого введенного документа. Речь идет об установке Валюты управленческого и регламентированного учета.
Настройка Предприятия в группе Валюты 1С:УТ фото
Если ваш бизнес ведется на территории РФ, то вы обязаны вести регламентированный учет в рублях. Но УТ позволяет разделить регламентированный учет с управленческим и если, например, владелец бизнеса иностранец, то ему привычнее видеть управленческий отчет в долларах. В таком случае имеет смысл включить возможность ведения учета в нескольких валютах и установить разные значения для валют регламентированного и управленческого учета.
Организации
Здесь же в группе “Организации” есть стандартные настройки, такие как “Несколько организаций”, “Подразделения”, “Обособленные подразделения”, которые знакомы любому пользователю 1С и назначение, которых ясно из их названия, так и более специфические настройки, “График работы предприятия”, “Раздельные операции” и “Настройка классификации задолженности”. На эти настройки пользователи, впервые работающие в УТ, предпочитают не обращать внимание, а зря.
Раздел — Организации стандартные настройки программы 1С:УТ фото
Чем, например, может быть полезна настройка “График работы предприятия”. В программе 1С:УТ присутствует функционал для расчета потребностей в запасах. Это довольно сложная задача, и чтобы программа выполнила ее максимально точно, она должна иметь информацию не только о плановых и фактических движениях товаров по складам, но и график работы этих складов. Ведь при формировании заказа поставщику, будет ошибкой указать дату требуемой отгрузки выходной день. Поэтому в начале года пользователю нужно указать планируемый график работы предприятия и, как правило, он будет такой же, как и производственный календарь РФ.
Настройки — производственный календарь 1С:Управление Торговлей фото
Программа сама предложит заполнить график по образцу производственного. А если вы исправно обновляете вашу конфигурацию, то даже внезапно введенный “локдаун” будет учтен в производственном календаре.
Производственный календарь 1С:УТ 11.4 фото
Раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентированного учета
Следующая неочевидная функция, которую все незаслуженно обходят стороной, это “Раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентированного учета”. Есть большое множество случаев, когда необходимо разделить управленческий и регламентированный учет, например, при получении товара. Первый, самый очевидный случай, это когда накладная уже получена и выписана сегодняшним днем, а товар все еще отсутствует на складе. В таком случае приемку товара нужно выполнить в два этапа:
- В регламентированном учете, при получении электронных первичных документов.
- В управленческом учете, при фактическом получении товара.
Если вы понимаете, что такое разграничение операций вам необходимо, тогда следует включить данную функцию заранее.
Классификация дебиторской задолженности
Также в программе существует классификация дебиторской задолженности.
Классификатор дебиторской задолженности 1С:Управление Торговлей фото
Пользователь может заранее указать интервалы по срокам долга в разрезе, которых будут строиться информационные отчеты. Если одного варианта классификации задолженности пользователю мало, он может включить возможность “Несколько вариантов классификации задолженности”.
к содержанию ↑Финансовый результат и контроллинг
Самая распространенная ошибка, с которой сталкиваются пользователи при работе в 1С:УТ, это неверные показатели при расчете валовой прибыли. В 90% случаев это связано с тем, что при начале работы никто даже не заходил в раздел настройки “Финансовый результат и контроллинг” в группу “Учет товаров”.
Финансовый результат и контроллинг 1С:Управление Торговлей фото
Первое, что должно быть включено, это “Учет себестоимости”. Если вдруг вы забыли его включить при начале работы в программе, вы можете указать дату, начиная с которой вы собираетесь отслеживать в программе себестоимость имеющихся у вас запасов.
Дальше “Контроль остатков товаров организаций”. Эта функция необходима если несколько ваших организаций заведенных в системе используют один или несколько общих складов (что не редкость).
Почему необходимо, чтобы программа не давала списывать товары в «минус» у организации, даже если они есть на складе? Все дело в системе хранения остатков и себестоимости товаров.
Программа ведет учет товаров не только в разрезе складов, но и в разрезе организаций. То есть, если вы приобрели один кирпич для ООО “Ромашка” на основной склад, он так и храниться на складе, но с учетом организации. И если вы решите продать этот кирпич с основного склада, но от ООО “Рога и копыта”, отчет остатков на складе вам не покажет отрицательных остатков. Он покажет, что на основном складе храниться 0 кирпичей. Хотя на самом деле, на основном складе хранится 1 кирпич у организации “Ромашка” и 1 кирпич у организации “Рога и копыта”. В сумме это и дает нам 0. А товар, проданный “в минус”, не может иметь никакую себестоимость.
Чтобы избегать таких ситуаций, необходимо включить возможность “Передачи товаров между организациями”. В таком случае можно будет передать товар той организации, от которой планируется его продать.
к содержанию ↑Продажи/Закупки
Продажи
В разделе продажи первая настройка, которую нам предлагают выполнить, это “Использование соглашений с клиентами”.
Оптовые продажи программа 1С:Управление Торговлей фото
Эту настройку так же не рекомендуется менять после начала использования программы.
В соглашениях с клиентами пользователь может настраивать правила продаж и порядок расчетов. Соглашения могут быть типовыми и индивидуальными. Пользоваться можно всеми видами соглашений или только одним, что определяется при начальной настройке.
Это достаточно полезный функционал, который при правильной настройке поможет сэкономить время при заведении документов в систему и при этом усилит контроль их заполнения.
Закупки
Схожая настройка для поставщиков также доступна в разделе “Закупки”.
Программа 1С:Управление Торговлей — раздел Закупки фото
Для настройки ведения учета расчетов в разрезе договор в разделе “Продажи” присутствует настройка “Договоры с клиентами”.
Программа 1С:УТ — Настройка договоры с клиентами фото
В разделе “Закупки”, эта функция называется “Договоры с поставщиками”.
Программа 1С:УТ — Договоры с поставщиками фото
При работе с оптовыми продажами не обойтись без документа “Заказ клиента”. Чтобы он отобразился в программе, необходимо включить данную возможность в разделе “Продажи”.
1С:УТ 11.4 — настройки документа Заказа клиента фото
Сам документ заказа может выполнять одну из трех функций: “Заказ как счет”, “Заказ только со склада” или “Заказ со склада и под заказ”.
Если в организации имеются представления об учете заказов и их назначении, то лучше выполнить эту настройку сразу и не менять ее в процессе эксплуатации программы.
В разделе “Закупки” также присутствуют схожие настройки для “Заказов поставщикам”.
Программа 1С:УТ 11.4 — настройки Заказ поставщикам фото
к содержанию ↑Склад и доставка
Если в программе планируется вести учет более чем по одному складу, значит должна быть включена соответствующая возможность в разделе “Склад и доставка”. Также необходимо включить возможность использования ордерной схемы, если таковая необходима.
Программа 1С:УТ — Склад и доставка
Далее необходимо выбрать один из двух возможных вариантов оформления накладных и складских ордеров: “Сначала заказы и накладные, затем ордера” или “Сначала заказы, затем ордера и накладные”.
Программа 1С:УТ 11.4: Порядок оформления накладных и ордеров
Для ордера так же необходимо указать вариант его оформления: “Автоматически”, “Кладовщиком” и “Менеджером”.
Программа 1С:УТ: Порядок оформления накладных и расходных ордеров
Оформление поступления на склад может быть ограничено последовательностью заведения документов: “После оформления заказов” или “После оформления накладной”.
Программа 1С:Управление Торговлей 11.4: Порядок оформления накладных и ордеров
Маркетинг
В разделе “Маркетинг” находится наибольшее количество настроек, которые подходят большинству компаний. При правильной настройке пользователи начнут гораздо быстрее оформлять документы, а программа поможет избежать им большинства ошибок.
Самое простое это установка цен на продаваемый товар. Программа может сама рассчитывать цены исходя из закупочных и не позволит продавать товар по цене отличной от установленной. Если в компании существует сразу несколько видов цен, к примеру, оптовая и розничная, то необходимо выставить соответствующую настройку.
Программа 1С:УТ настройки раздела Маркетинг фото
Кроме того, можно включить ведение ценовых групп, что позволит заранее разбить продаваемые номенклатуры на группы и устанавливать каждой из них отдельные правила ценообразования. Это также автоматизирует процесс установки цен и позволяет избежать ошибок, связанных с некорректной работой оператора.
Скидки при продаже могут назначаться автоматически, исходя из заранее заведенного правила их назначения, либо вручную пользователем. Здесь уже сам владелец программы решает, имеют ли его пользователи право, самостоятельно назначать скидку в момент продажи. Программа может ограничить выставления ручных скидок по пользователям или по заранее введенным соглашениям.
Помимо скидок покупателям могут быть начислены бонусные баллы, которые используются при взаиморасчетах в программе. Для этого достаточно включить возможность “Бонусные программы”.
Казначейство и взаиморасчеты
Для ведения взаиморасчетов с контрагентами в программе предусмотрено ведение нескольких счетов и нескольких касс. Данная настройка находится в разделе “Казначейство и взаиморасчеты”.
Программа 1С:УТ: Казначейство и взаиморасчеты
В программе предусмотрена возможность контроля заявок на расходования денежных средств. Если сформировать отчет “Платежный календарь” и проанализировать заявки на расход денег, то можно снизить риск возникновения кассовых разрывов на предприятии. А для еще большего контроля расхода денег, пользователь может воспользоваться функцией установки лимитов на расход ДС.
Здесь же включается возможность выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
Программа 1С:УТ: Доверенности на получение товарно-материальных ценностей фото
Последние настройки, на которые мы хотели бы обратить ваше внимания, находятся в группе “Взаиморасчеты”.
Программа 1С:УТ: Настройка группы Взаиморасчеты
Первое, с чем стоит определиться, это один из двух вариантов взаиморасчетов: “Офлайн” или “Онлайн”. При первом варианте расчеты будут происходить с опозданием при запуске фоновых заданий, а при втором — происходить в момент проведения документа. Конечно, второй вариант увеличит время проведения документа, но повысит достоверность информации, хранящийся в системе. Эти настройки можно менять в процессе работы, поэтому можете протестировать оба варианта и остановиться на наиболее подходящем для вас.
При варианте настройки “Офлайн”, пользователь может выбрать способ запуска тех самых фоновых заданий расчета.
Здесь же пользователю нужно определиться с тем, как именно будет рассчитываться зачет оплат в документах: “По дате документа” или “По плановой дате платежа”.
Перечисленные в статье настройки конфигурации «1С:Управление торговлей 11.4» далеко не единственные, на которые стоит обратить внимание, но их выполнение значительно снизит риск появление ошибок при работе с программой.
Если у вас остались вопросы, вы можете обратится на бесплатную линию консультации. Ознакомиться с другими программами для автоматизации торговли можно на странице 1С Торговля и склад.
Спасибо, за внимание!
